Det er arbeidsgiver, altså styret , som er ansvarlig for at hms- regelverket blir rettmessig imøtekommet herunder at internkontrollarbeidet blir gjennomført i samsvar med gjeldende bestemmelser for dette. Gjennom stillingsinstruks vil derimot normalt også virksomhetens daglige leder ha del i hele- eller deler av ansvaret som den som leder virksomheten i arbeidsgivers sted.
De øvrige delene av hms-organisasjonen har følgelig intet offentligrettslig ansvar i dette henseende.
1. De ulike hms-rollene og deres hovedoppgaver i hms-arbeidet
Arbeidsgiver skal sørge for at det utøves systematisk hms-arbeid på alle plan i virksomheten.
Arbeidsgiver skal ha gjennomført lovpålagt opplæring i hms-arbeid.
Arbeidsgiver skal ha oversikt over- og kunnskap om de til en hver tid gjeldende myndighetskrav som gjelder for virksomheten.
Arbeidsgiver skal kartlegge arbeidsmiljøet, foreta undersøkelser av arbeidsplassen og arbeidsprosessene og vurdere risiko for helsefare, og på denne bakgrunn iverksette nødvendige forebyggende tiltak som reduserer risikoen for helseskade.
Bedriftshelsetjenesten skal bistå arbeidsgiver, arbeidstakerne, arbeidsmiljøutvalg og verneombud med å skape sunne og trygge arbeidsforhold.
Arbeidsmiljøutvalget skal virke for gjennomføring av et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i virksomheten. Utvalget skal delta i planleggingen av verne- og miljøarbeidet, og nøye følge utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd.
Verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Verneombudet skal se til at virksomheten er innrettet og vedlikeholdt, og at arbeidet blir utført på en slik måte at hensynet til arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd er ivaretatt i samsvar med hms-regelverket.
Arbeidstaker skal aktivt medvirke til å skape et godt og sikkert arbeidsmiljø.
2. Etablering av hms-organisasjon
Arbeidsgiver skal sørge for at virksomheten får etablert en rettmessig hms-organisasjon egnet til å skape sunne og trygge arbeidsforhold i bedriften herunder;
a)
Styret skal sørge for at virksomhetens daglige leder har nødvendig hms-kompetanse herunder at denne har gjennomført nødvendig lovpålagt hms-opplæring.
b)
Styret skal, dersom påkrevet ift. virksomhetstype eller antall ansatte, sørge for at virksomheten blir tilknyttet rettmessig egnet og offentlig godkjent bedriftshelsetjeneste.
c)
Daglig leder skal, dersom påkrevet ift. antall ansatte, sørge for at virksomheten får etablert et rettmessig egnet og sammensatt arbeidsmiljøutvalg.
e)
Daglig leder skal, dersom påkrevet ift. antall ansatte, sørge for at virksomheten får etablert en rettmessig egnet og kompetent vernetjeneste.
I de tilfeller bedriftshelsetjeneste, arbeidsmiljøutvalg og vernetjeneste ikke er påkrevet og derfor ikke etablert vil daglig leder og en- eller flere ansattrepresentanter utgjøre virksomhetens hms-organisasjon for ivaretakelse av styrets hms-ansvar etter helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen.
Det vil i alle tilfeller være viktig at hms-organsisasjonsplanen blir supplert med en redegjørelse for hvilke del av organsisasjon som har ansvar for at de ulike hms-oppgavene i virksomheten blir ivaretatt.
3. Etablering av system for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet
Arbeidsgiver skal gjennom hms-organisasjonen og aktiv medvirkning fra de ansatte sørge for at virksomheten får etablert et rettmessig egnet system for systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Dette skal gjøres ved å;
a)
Kartlegge gjeldende myndighetskrav for virksomheten
b)
Kartlegge hms-relaterte problemområder og risikoforhold i virksomheten
c)
Risikovurdere identifiserte hms-relaterte problemområder og risikoforhold
d)
Etablere planer og forankre tiltak for å redusere risikoforholdene i samsvar med virksomhetens hms-målsettinger og gjeldende myndighetskrav. (HMS-plan med tilhørende instrukser)
e)
Forankre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser (Avviks- og overvåkingssystem)
f)
Informere om- og i nødvendig grad lære opp virksomhetens arbeidstakere i virksomhetens hms-arbeid herunder det forankrede internkontrollsystemet med underliggende instrukser for dette.
g)
Systematisere og publisere det forankrede systemet på slik måte at internkontrollarbeidet blir tilfredsstillende tilgjengelig og sporbart for virksomhetens ansatte.
Ved etablering av virksomhetens hms-system skal dette behandles av arbeidsmiljøutvalget. Oppgaven skal utføres av verneombudet dersom virksomheten etter arbeidsmiljøloven ikke har etablert noe arbeidsmiljøutvalg.
Verneombudet skal tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet innenfor ombudets verneområde, herunder etablering, utøvelse og vedlikehold av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid.
4. Gjennomføring av det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet
Arbeidsgiver skal gjennom hms-organisasjonen og aktiv medvirkning fra de ansatte sørge for at det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet blir gjennomført, dokumentert, avviksbehandlet og overvåket i samsvar med forankrede instrukser herunder at hms-arbeidet sikrer sunne og trygge arbeidsforhold for virksomhetens ansatte. Dette skal gjøres ved at:
a)
Arbeidsgiver gir virksomhetens hms-organisasjon tilstrekkelig myndighet, kompetanse og ressurser til å ivareta virksomhetens hms-arbeid på tilfredsstillende måte herunder i samsvar med gjeldende myndighetskrav for dette.
b)
Hms- organsisasjon ivaretar sitt ansvar og gjennomfører sine hms-relaterte oppgaver i samsvar med virksomhetens system for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid herunder i samsvar med gjeldende myndighetskrav for dette.
c)
Arbeidsgiver setter av tilstrekkelig med tid og ressurser til å gjennomføre nødvendig overvåking av hms-organisasjonen, hms-arbeidet og arbeidstakernes etterlevelse av virksomhetens system for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid.
Spørsmål som angår bedriftshelsetjenesten og den interne vernetjenesten skal behandles av arbeidsmiljøutvalget. Oppgaven skal utføres av verneombudet dersom virksomheten etter arbeidsmiljøloven ikke har etablert noe arbeidsmiljøutvalg.
Bedriftshelsetjenesten skal bistå med informasjon og opplæring om relevant arbeidshelse-, arbeidsmiljø- og sikkerhetsrisiko og aktuelle tiltak.
Spørsmål om opplæring i, instruksjon og informasjon om hms-arbeidet skal behandles av arbeidsmiljøutvalget. Oppgaven skal utføres av verneombudet dersom virksomheten etter arbeidsmiljøloven ikke har etablert noe arbeidsmiljøutvalg.
Bedriftshelsetjenesten skal bistå med løpende kartlegging av arbeidsmiljøet, foreta undersøkelser av arbeidsplassen og arbeidsprosessene og vurdere risiko for helsefare, og på denne bakgrunn fremme forslag om forebyggende tiltak som reduserer risikoen for helseskade.
Bedriftshelsetjenesten skal bistå i arbeidet med å overvåke og følge opp arbeidstakernes helse under hensyn til arbeidssituasjon og foreta nødvendig oppfølging i de tilfeller dette er nødvendig.
Verneombudet skal påse at arbeidstakerne får den nødvendige instruksjon, øvelse og opplæring.
Planer som krever Arbeidstilsynets samtykke og/eller som kan få vesentlig betydning for arbeidsmiljøet skal behandles av arbeidsmiljøutvalget. Oppgaven skal utføres av verneombudet dersom virksomheten etter arbeidsmiljøloven ikke har etablert noe arbeidsmiljøutvalg.
Spørsmål om helse- og velferdsmessige forhold knyttet til arbeidstidsordninger skal behandles av arbeidsmiljøutvalget. Oppgaven skal utføres av verneombudet dersom virksomheten etter arbeidsmiljøloven ikke har etablert noe arbeidsmiljøutvalg.
Bedriftshelsetjenesten skal bistå med gjennomføring av organisatoriske endringer i virksomheten.
Arbeidsgiver skal sørge for at alle personskader og sykdom som oppstår under eller som følge av arbeid for virksomheten blir registrert.
Bedriftshelsetjenesten skal bistå ved individuell tilrettelegging av arbeidet.
Rapporter om yrkessykdommer, arbeidsulykker og tilløp til ulykker skal behandles av arbeidsmiljøutvalget. Oppgaven skal utføres av verneombudet dersom virksomheten etter arbeidsmiljøloven ikke har etablert noe arbeidsmiljøutvalg.
Verneombudet skal gjøres kjent med alle yrkessykdommer, arbeidsulykker og tilløp til ulykker innenfor sitt område, om yrkeshygieniske rapporter og målinger, og om eventuelle feil og mangler som er påvist.
Verneombudet skal påse at at meldinger om alvorlig arbeidsulykke blir sendt Arbeidstilsynet og nærmeste politimyndighet.
Arbeidstaker skal medvirke ved utarbeidelse og gjennomføring av oppfølgingsplaner når en er helt eller delvis borte fra arbeidet på grunn av ulykke, sykdom, slitasje eller liknende.
Arbeidstaker skal delta i dialogmøte ved sykefravær etter innkalling fra arbeidsgiver.
Bedriftshelsetjenesten skal bistå ved gjennomføring av fysiske endringer i virksomheten, herunder etablering, vedlikehold og tilrettelegging ava arbeidsplasser, lokaler, utstyr og arbeidsprosesser.
Bedriftshelsetjenesten skal bistå ved utarbeidelse og endring av retningslinjer for bruk av maskiner, utstyr og øvrige arbeidsprosesser.
Verneombudet skal påse at maskiner, tekniske innretninger, kjemiske stoffer og arbeidsprosesser ikke utsetter arbeidstakerne for fare
Verneombudet skal påse at verneinnretninger og personlig verneutstyr er til stede i passende antall, at det er lett tilgjengelig og i forsvarlig stand
Verneombudet skal påse at arbeidet ellers er tilrettelagt slik at arbeidstakerne kan utføre arbeidet på helse- og sikkerhetsmessig forsvarlig måte.
Arbeidstaker skal bruke det verneutstyret som arbeidsgiver har funnet nødvendig, vise aktsomhet og ellers medvirke til å hindre ulykker og helseskader.
Bedriftshelsetjenesten skal bistå ved utarbeidelse og endring av retningslinjer for bruk av kjemikalier.
Verneombudet skal påse at arbeidstakernes psykososiale arbeidsmiljø er ivaretatt.
Arbeidsmiljøutvalget skal hvert år avgi rapport om sin virksomhet til virksomhetens styrende organer og arbeidstakernes organisasjoner.
Verneombudet skal delta ved Arbeidstilsynets inspeksjoner i virksomheten.
5. Revisjon av internkontrollsystemet
Arbeidsgiver skal gjennom hms-organisasjonen og aktiv medvirkning fra virksomhetens ansatte sørge for at internkontrollsystemet til enhver tid er rettmessig oppdatert i forhold til gjeldende myndighetskrav og eventuelle endrede helse-, miljø og sikkerhetsforhold i virksomheten. Dette skal gjøres ved å;
a)
Gjennomføre årlig revisjon bestående av;
- Vurdering av revisjonsbehov som følge av endrede hms-risikoforhold
- Samvarsvurdering og vurdering av revisjonsbehov ift. gjeldende myndighetskrav
- Vurdering av revisjonsbehov som følge av anbefalinger fra virksomhetens ansatte
- Vurdering av revisjonsbehov som følge av anbefalinger fra hms-organisasjonen
- Vurdering av revisjonsbehov som følge av registrerte avvik
- Vurdering av revisjonsbehov som følge av det gjennomførte overvåkingsarbeidet
b)
Gjennomføre hendelsesbasert revisjon på bakgrunn av en eller flere av følgende forhold;
- Revisjon som følge av endrede hms-risikoforhold i virksomheten
- Revisjon som følge endrede myndighetskrav
- Revisjon som følge av mottatt varsel om kritikkverdige forhold
- Revisjon som følge av identifisert arbeidsrelatert sykdom eller skade
- Revisjon som følge av tilsyn fra Arbeidstilsyn eller annet tilsynsorgan
Ved revisjon av virksomhetens hms-system skal dette behandles av arbeidsmiljøutvalget. Oppgaven skal utføres av verneombudet dersom virksomheten etter arbeidsmiljøloven ikke har etablert noe arbeidsmiljøutvalg.
Verneombudet skal tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet innenfor ombudets verneområde, herunder etablering, utøvelse og vedlikehold av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid.
6. Varsling
Dersom arbeidstaker omkommer eller blir alvorlig skadet ved en arbeidsulykke, skal arbeidsgiver straks og på hurtigste måte varsle Arbeidstilsynet og nærmeste politimyndighet. Arbeidsgiver skal bekrefte varselet skriftlig. Verneombudet skal ha kopi av bekreftelsen.
Blir et verneombud kjent med forhold som kan medføre ulykkes- og helsefare, skal verneombudet straks varsle arbeidstakerne på stedet, og arbeidsgiveren eller dennes representant skal gjøres oppmerksom på forholdet dersom verneombudet selv ikke kan avverge faren. Arbeidsgiveren skal gi verneombudet svar på henvendelsen. Er det ikke innen rimelig tid tatt hensyn til meldingen, skal verneombudet underrette Arbeidstilsynet eller arbeidsmiljøutvalget.
Dersom verneombudet mener at det foreligger umiddelbar fare for arbeidstakernes liv eller helse, og faren ikke straks kan avverges på annen måte, kan arbeidet stanses inntil Arbeidstilsynet har tatt stilling til om arbeidet kan fortsette. Arbeidet må bare stanses i det omfang verneombudet anser det nødvendig for å avverge fare. Stansingen og grunnen til den skal omgående meldes til arbeidsgiveren eller dennes representant.
Enhver lege som gjennom sitt arbeid får kunnskap om at arbeidstaker lider av en yrkessykdom eller yrkesskade som legen antar skyldes arbeidstakers arbeidssituasjon, skal gi skriftlig melding om det til Arbeidstilsynet.
Arbeidstaker skal straks si fra til arbeidsgiver og verneombudet og i nødvendig utstrekning andre arbeidstakere når du oppdager feil eller mangler som kan medføre fare for liv eller helse.
Arbeidstaker skal sørge for at arbeidsgiver eller verneombud får beskjed så snart en får kjennskap til trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen.
Arbeidstaker skal melde fra til arbeidsgiver dersom en blir skadet i arbeidet eller pådrar seg sykdom som du mener skyldes arbeidet eller forholdene på arbeidsplassen.
Senest revidert den 07.03.2024
Svein Roar Holt
Hms- og internkontrollrådgiver
Tlf: +47 410 40 853
E.post: srh@internkontrollportalen.no