AvvikStandard™ er en helhetlig modell for identifisering, klassifisering, analyse, behandling og læring av avvik i virksomhetsstyring og internkontroll.
Formålet med AvvikStandard™ er å sikre at virksomheten:
- etterlever lov, forskrift og andre myndighetskrav
- etterlever egne styringsdokumenter og instrukser
- identifiserer systemsvikt på en tidlig og strukturert måte
- gjennomfører korrigerende og forebyggende tiltak med dokumentert effekt
- oppnår varig forbedring og reduserer risiko for gjentakelse
Modellen kan benyttes på tvers av fagområder, herunder HMS, kvalitet, personvern, informasjonssikkerhet, arbeidsmiljø, økonomi og øvrig virksomhetsstyring.
AvvikStandard™ etablerer ingen nye materielle krav, men er en metodisk ramme for etterlevelse. Følgende normhierarki gjelder alltid:
- Lov og forskrift (myndighetskrav)
- Virksomhetens interne styringsdokumenter og instrukser
- AvvikStandard™ som metode for identifikasjon, analyse, korrigering og forbedring
AvvikStandard™ erstatter ikke instrukser, overstyrer ikke myndighetskrav, og benyttes for å avdekke, analysere og korrigere manglende eller utilstrekkelig etterlevelse.
Myndighetskrav (lov og forskrift) og interne instrukser utgjør virksomhetens normative sannhetspunkter. All praksis, adferd og beslutning vurderes direkte opp mot disse. Manglende etterlevelse av myndighetskrav eller instruks innebærer at det foreligger et avvik. Dersom instruksen følges, men resultatet likevel bryter myndighetskrav, er instruksen mangelfull og skal revideres.
Et avvik er et brudd på:
- lov eller forskrift, eller
- virksomhetens interne instrukser
Avvik indikerer systemsvikt og skal alltid behandles i henhold til AvvikStandard™. Avvik krever:
- formell rotårsaksanalyse
- korrigerende og/eller forebyggende tiltak
- dokumentert effektmåling
En hendelse er en uønsket situasjon som ikke kan tilbakeføres til brudd på myndighetskrav eller interne instrukser, og som ikke skyldes svikt i virksomhetens styringssystem. Hendelser behandles ikke som avvik.
Behandling av hendelser:
- kort dokumentasjon
- gjenoppretting eller oppretting av forholdet
- lokal oppfølging i linjen ved behov
Hendelser skal ikke underlegges rotårsaksanalyse, inngå i avviksstatistikk eller belaste avviksrapportering og ledelsesoppfølging.
Et nesten-uhell er en situasjon som under marginalt endrede omstendigheter kunne ha medført skade, tap eller alvorlige konsekvenser. I AvvikStandard™ behandles nesten-uhell som risikobaserte avvik.
Et nesten-uhell skal behandles som fullverdig avvik når det:
- berører eller kan berøre myndighetskrav
- avdekker svak, manglende eller utdatert instruks
- indikerer svikt i tekniske eller organisatoriske barrierer
- har høy potensiell konsekvens (rød eller svart kritikalitet)
En observasjon er et forbedringspunkt uten påvist brudd på myndighetskrav eller instrukser.
Observasjoner:
- dokumenteres kort
- tas til etterretning
- kan rettes direkte
- håndteres i forbedringssystemet
Observasjoner skal ikke behandles som avvik, inngå i avviksstatistikk eller underlegges rotårsaksanalyse.
AvvikStandard™ bygger på følgende grunnprinsipp:
Kun forhold som innebærer brudd på myndighetskrav eller interne instrukser skal behandles som avvik.
Manglende eller uklar utskilling av hendelser og observasjoner fører til:
- dokumentkvelning
- redusert kvalitet i avviksbehandlingen
- økt risiko for at alvorlige avvik ikke behandles korrekt
Korrekt klassifisering er en lederoppgave. Feilklassifisering anses som svikt i styringsprosessen.
Linjeleder klassifiserer. Ledelsen involveres ved rød/svart. Beslutninger dokumenteres. Manglende eskalering anses som systemsvikt.
Alle avvik skal tildeles: Saksbehandler · Analyseansvarlig · Tiltaksansvarlig · Godkjenner
Der avviket krever endring av instruks (A-tiltak), skal godkjennerrollen normalt innehas av instruksansvarlig eller tilsvarende beslutningsnivå med myndighet til å endre instruksen.
Effekt kontrolleres over tid: kort sikt · middels sikt · lang sikt. Dokumenteres gjennom etterlevelseskontroll, revisjon, barrierestyrke og statistiske trender.
Hver effektkontroll (1–3–6) skal munne ut i en entydig JA/NEI-bekreftelse på om tiltaket eller barrieren fungerer som forutsatt. Manglende gjentakelse alene er ikke tilstrekkelig.
AvvikStandard™ skal ikke brukes:
- som sanksjonsverktøy
- i personalsaker
- som krise- eller beredskapsplan
- som tvisteløsningsverktøy uten systemdimensjon
AvvikStandard™ er et verktøy for systemforbedring og styringsmessig læring, ikke skyldplassering.
Grunnlegger av Internkontroll AS og arkitekt bak IS-modellen™ og AvvikStandard™. Ekspert på operasjonell etterlevelse og virksomhetsstyring.
Se full profil →
Grunnlegger av Internkontroll AS. Spesialist på styringssystemer, compliance og internkontroll. Medarkitekt bak AvvikStandard™.
Se full profil →Opphavsrett og lisens – AvvikStandard™
AvvikStandard™ versjon 1.2 MASTER er utviklet av Svein Roar Holt og Maria Zahlsen, Internkontroll AS, og er beskyttet iht. åndsverkloven av 15. juni 2018 nr. 40.
Varemerker: AvvikStandard™, IS-modellen™ og Styringsportalen™ tilhører Internkontroll AS, org.nr. 933 241 475.