Med internkontroll menes det arbeidet virksomheter gjennomfører for å sikre etterlevelse av eget styringssystem herunder at man overholder og imøtekommer gjeldende myndighets- og virksomhetskrav samt kundenes og markedets forventninger mv. Det handler om å ha kontroll på egen virksomhet slik at man arbeider enkelt, effektivt og hensiktsmessig samt forebygger for usikkerhet, risiko, avvik, svikt og andre uønskede hendelser. Internkontrollarbeidet er således et svært sentralt element i virksomhetsstyringsarbeidet.
Hvorfor Internkontroll?
For eierne av virksomheten vil et robust styringssystem og godt internkontrollarbeid bidra til til å øke virksomhetens verdi ved å redusere risiko for økonomisk tap, skandaler og juridiske problemer. Godt internkontrollarbeid representerer dessuten en trygghetsfaktor i forhold til at investeringen deres blir forvaltet på forsvarlig måte.
For styret vil internkontrollarbeidet være virkemiddelet som sikrer ivaretakelse av styrets ansvar jf. Aksjeloven herunder at virksomheten er organisert og utrustet for å kunne drives forsvarlig og at det blir ført nødvendig tilsyn med dette. Internkontrollarbeidet vil dessuten bidra til å kunne identifisere og håndtere risiko-, effektivitets og forbedringselementer og ved dette sikre at styret og organisasjonen forøvrig til enhver tid har tilfredsstillende informasjons- og beslutningsgrunnlag.
For virksomheten og virksomhetens ansatte vil styringssystemet og internkontrollarbeidet bidra til å sikre at alle vet hvem som har ansvar for å gjøre hva, når og hvordan på en enhetlig, trygg og effektiv måte i samsvar med gjeldende myndighets- og virksomhetskrav.
Internkontrollsystem og styringssystem
Begrepene styringssystem og internkontrollsystem bruker ofte om hverandre, og det kan være en viss overlapping mellom dem. Begge systemer har som mål å sikre at virksomheten drives på en forsvarlig måte, men hvor følgende nyanser skiller dem;
Internkontrollsystem er normalt primært rettet mot å sikre at virksomheten overholder lover, regler og interneretningslinjer.
Internkontrollsystemet identifiserer og vurderer risikoer for å forebygge avvik og uønskede hendelser.
Internkontrollsystemet reagerer ofte på hendelser som har skjedd eller kan skje, og setter i verk tiltak for å hindre at de skjer eller kan skje igjen.
Styringssystemet tar et mer helhetlig perspektiv på virksomheten og hvor eventuelt også arbeid med strategisk planlegging, måloppnåelse og forbedringsprosesser er organisert og satt i system.
Styringssystemer er gjerne proaktive og søker og påvirke fremtiden ved å sette mål og utvikle strategier for å nå dem.
Styringssystemer fokuserer på å optimalisere virksomhetens prosesser for å øke effektivitet, kvalitet og inntjening.
Begge er viktige verktøy for å sikre at virksomheten drives på forsvarlig måte, og vi i Internkontroll AS opererer på denne bakgrunn primært med begrepet Styringssystem og hvor Internkontrollsystemet er en naturlig integrert del av dette.
Et styringssystem vil eksempelvis kunne bestå av:
1.
a)
Arbeidsreglement og personalhåndbok mv.
b)
Organisasjonsplan med definering av virksomhetens ansvars- og myndighetsstruktur samt tilhørende stillingsinstrukser.
c)
Plan for virksomhetens helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid.
2.
Instruks for kartlegging og overvåking av virksomhetens aktiviteter og organisering
3.
Instruks for kartlegging og overvåking av myndighetskrav.
4.
Instruks for risikovurdering av prosesser og aktiviteter som påfører virksomheten, virksomhetens ansatte, virksomheten kunder, samfunn eller ytre miljø mulighet for risiko, tap eller lovbrudd.
5.
Diverse arbeidsinstrukser for planlegging, gjennomføring, kvalitetssikring og dokumentering av de aktiviteter og forhold hvor myndighets- og virksomhetskrav eller gjennomførte risikovurderinger stadfester et behov for dette.
6.
Instruks for regelmessig overvåking av at virksomhetens styringssystem fungerer i tråd med hensikt.
7.
Instruks for avviksbehandling.
8.
Instruks for årlig og situasjonsbetinget revisjon av virksomhetens internkontrollsystem.
Senest revidert den 01.09.2024
Svein Roar Holt
Tlf: +47 410 40 853
E.post: srh@internkontrollportalen.no
