Med internkontrollsystem menes det systematiske arbeidet virksomheter gjør for å;

- Sikre etterlevelse av lover, forskrifter og interne retningslinjer

- Forebygge og avdekke avvik og feil

- Forbedre effektiviteten og kvaliteten i virksomhetens arbeid

- Styrke tillit og omdømme overfor kunder, myndigheter og andre interessenter

Hovedkomponentene i et internkontrollsystem omfatter:

1.
Kartlegging av krav- identifisere gjeldende myndighetskrav for virksomheten
Risikovurdering - Identifisere, analysere og vurdere relevante risikoer for virksomheten.

2.
Internkontrollrutiner - Etablere hensiktsmessige kontrollaktiviteter og rutiner for å sikre imøtekommelse av krav, forventninger og håndtering av risiko.

3.
Dokumentasjon - Dokumentere internkontrollsystemet, herunder ansvarsforhold, prosedyrer og instrukser.

4.
Overvåking og forbedring - Løpende overvåke og evaluere internkontrollen, samt iverksette korrigerende tiltak ved behov

Hvordan bør man gå frem når man skal utarbeide et internkontrollsystem?
1. Kartleggingsfasen
Her gjelder det å få identifisert hvilke offentligrettslige krav som må legges til grunn for virksomhetens internkontrollarbeid, hvilke helse, miljø og sikkerhetsaspekter som er aktuelle og herunder må vurderes for tiltak eller hensyn i virksomheten, og hvilke helse-, miljø- og sikkerhetsrutiner som allerede gjelder for virksomheten. Denne delen av arbeidet vil normalt, og med fordel være initiert og ledet av virksomhetsledelsen, men hvor det er svært viktig at alle virksomhetens ansatte blir gitt god mulighet til å medvirke når det kommer til kartleggingen av hvilke av virksomhetens aktiviteter og arbeid som medfører risiko ift. helse, miljø og sikkerhet for ansatte, samarbeidspartnere, oppdragsgivere, kunder, virksomhet eller samfunn.

2. Vurderingsfasen
Her gjelder og få rettmessig vurdert de ulike identifiserte helse-, miljø og sikkerhetsaspektene og på dette grunnlaget utarbeide hensiktsmessige instrukser, rutiner, sjekklister og planer for om mulig eliminere, eller alternativt redusere risikoen ved disse til et minimum. Det er i denne fasen helt sentralt at det er godt samspill mellom virksomhetsledelsen og de ansatte, og at de ansatte blir gitt god anledning til hensiktsmessig helse-, miljø og sikkerhetsorientert medvirkning.

3. Implementerteringsfasen
Her gjelder og få forankret et ansvarssystem for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet samt de instrukser, rutiner, sjekklister, planer og verktøy mv. som skal legges til grunn og benyttes for det videre arbeidet med dette.

4. Opplæringsfasen
Her gjelder og få gitt virksomhetsledelse, ansvarspersoner og de ansatte den nødvendige opplæringen i bruk av systemet, hvorfor og på hvilke bakgrunn det er innført, og på hvilken måte dette påvirker og endrer virksomhetsutøvelsen til det bedre i et helse-, miljø- og sikkerhetsperspektiv.

Hvorfor er det nødvendig med oppfølging og evaluering av innholdet i, og bruken av, internkontrollsystemet?
Et internkontrollsystem vil nødvendigvis måtte endres i takt med virksomheten, dens størrelse, dens utøvelse, og dens kompetanse og dens bevissthet, motivasjon og respekt for helse-, miljø og sikkerhetsarbeid. Det er således avgjørende at internkontrollsystemet har rutiner for at identifiserte avvik blir fulgt opp med rettmessig avviksbehandling og at det blir gjennomført løpende overvåking og evaluering.

Hva vil kunne sies å være et typisk innhold i et normalt internkontrollsystem?
Dette vil naturlig nok avhenge veldig av virksomhetens størrelse, art og arbeidsinnhold mv. Det følgende vil likevel kunne sies å representere et godt utgangspunkt for nødvendig innhold i et hensiktsmessig system for en typisk men ikke-typebestemt norsk virksomhet.

1. HMS-organisasjonsplan
2. Overordnet instruks for hms-arbeidet
3. HMS-plan (Med informasjon, kartlegging, risikovurdering og arbeidsrutiner mv.)
4. Instruks for avviksbehandling, overvåking og revisjon av hms-arbeidet
5. Instruks for hms-opplæring av virksomhetens ansatte
6. Instruks for varsel om kritikkverdige forhold

Senest revidert den 08.03.2024

Svein Roar Holt
Hms- og internkontrollrådgiver
Tlf: +47 410 40 853
E.post: srh@internkontrollportalen.no