Arbeidsmiljøutvalget (AMU) spiller en viktig og lovpålagt rolle i virksomhetens samlede arbeid med helse, miljø og sikkerhet (HMS), som er en integrert og vesentlig del av internkontrollarbeidet.

AMU fungerer som et rådgivende og medbestemmende organ der arbeidsgiver og arbeidstakere samarbeider for å skape et trygt, helsefremmende og inkluderende arbeidsmiljø. Deres engasjement strekker seg fra planlegging og iverksettelse av HMS-tiltak til oppfølging og evaluering av arbeidsmiljøet, og bidrar dermed direkte til virksomhetens internkontrollarbeid.

Generelt har Arbeidsmiljøutvalget en rekke oppgaver og ansvarsområder som er definert i arbeidsmiljøloven. Utvalget skal delta aktivt i planleggingen og gjennomføringen av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet. Dette innebærer blant annet å gi råd i forbindelse med utarbeidelse og revidering av HMS-relaterte instrukser og retningslinjer, samt å bidra til at disse er hensiktsmessige og effektive. AMU skal også behandle saker som angår arbeidsmiljøet, for eksempel rapporter om arbeidsulykker, yrkessykdommer og nestenulykker, og komme med forslag til forebyggende tiltak. Videre har utvalget en viktig rolle i å fremme informasjon og opplæring om arbeidsmiljøspørsmål i virksomheten, slik at alle ansatte er bevisste på risikoer og vet hvordan de skal bidra til et godt arbeidsmiljø.

Når det spesifikt gjelder internkontrollarbeidet, er AMUs rolle særlig knyttet til de aspektene som omhandler helse, sikkerhet og velferd på arbeidsplassen. Styringssystemet i en virksomhet skal bl.a. sikre at alle relevante krav i arbeidsmiljølovgivningen blir etterlevd, og AMU er en sentral aktør i denne prosessen. Utvalget skal bidra til å identifisere og vurdere risikoer knyttet til arbeidsmiljøet, for eksempel fysiske, psykososiale og organisatoriske faktorer som kan påvirke arbeidstakernes helse og sikkerhet.

Gjennom sin kjennskap til arbeidsplassen og de ansattes erfaringer, kan AMU gi verdifulle innspill til risikovurderingsprosesser og bidra til at alle relevante farer blir identifisert og håndtert på en adekvat måte.

AMU har også en viktig funksjon i å påse at de kontrolltiltakene som iverksettes for å håndtere arbeidsmiljørisiko er effektive og blir fulgt opp. Dette kan innebære å delta i inspeksjoner av arbeidsplassen, evaluere virkningen av implementerte tiltak og komme med forslag til justeringer dersom det er nødvendig. Utvalget skal også bidra til å sikre at det finnes gode systemer for å melde avvik og uønskede hendelser knyttet til arbeidsmiljøet, og at disse blir håndtert på en forsvarlig måte i henhold til virksomhetens internkontrollprosedyrer.

Videre spiller AMU en rolle i å fremme et godt psykososialt arbeidsmiljø, som er en stadig viktigere del av det totale arbeidsmiljøet og dermed også av internkontrollarbeidet. Utvalget kan diskutere og komme med forslag til tiltak som kan bidra til å forebygge stress, mobbing og trakassering, og som fremmer trivsel, samarbeid og engasjement blant de ansatte. Et godt psykososialt arbeidsmiljø er ikke bare viktig for den enkelte arbeidstakers helse og velvære, men har også en direkte innvirkning på virksomhetens produktivitet og effektivitet.

Det er viktig å understreke at AMU ikke har det direkte operative ansvaret for å implementere og vedlikeholde system for internkontrollarbeid. Dette ansvaret ligger hos arbeidsgiver og ledelsen. AMUs rolle er primært rådgivende, medbestemmende og kontrollerende innenfor sitt definerte område – arbeidsmiljøet. Gjennom sitt systematiske arbeid og sin representasjon av både arbeidsgiver- og arbeidstakersiden, bidrar AMU likevel på en avgjørende måte til å styrke virksomhetens samlede internkontroll ved å sikre at helse, miljø og sikkerhet blir ivaretatt på en forsvarlig og kontinuerlig måte. Deres engasjement bidrar til en mer helhetlig og robust internkontrollarbeid som omfatter alle vesentlige aspekter ved virksomhetens drift

Hovedoppgaver:

Rådgivning: AMU skal gi råd til arbeidsgiver i saker som angår arbeidsmiljøet.

Planlegging: Delta aktivt i planleggingen av HMS-arbeidet.

Oppfølging: Følge nøye med på utviklingen av arbeidsmiljøet og sikre at nødvendige tiltak iverksettes.

Gjennomgang av rapporter: Behandle rapporter om yrkessykdommer, arbeidsulykker og nestenulykker.

Informasjon og opplæring: Bidra til at arbeidstakere får nødvendig informasjon og opplæring om HMS.

Ansvarsområder:

Sørge for at arbeidsmiljøloven og relevante forskrifter etterleves.

Bidra til å forebygge arbeidsulykker og yrkessykdommer.

Fremme et godt psykososialt arbeidsmiljø.

Samarbeide med verneombud og bedriftshelsetjenesten.

Lederen av Arbeidsmiljøutvalget (AMU) innehar en nøkkelrolle for å sikre at utvalget fungerer effektivt og at dets oppgaver og ansvar knyttet til arbeidsmiljøet, som er en integrert del av virksomhetens internkontrollarbeid, blir ivaretatt på en god måte. Lederen har et særskilt ansvar for å lede og koordinere AMUs arbeid, og for å sikre en konstruktiv dialog og samhandling mellom arbeidsgiver- og arbeidstakerrepresentantene i utvalget.

Videre har lederen av AMU et ansvar for å være en sentral kontaktperson mellom utvalget og virksomhetens ledelse. Dette

innebærer å kommunisere AMUs synspunkter, råd og eventuelle bekymringer til ledelsen, samt å bringe informasjon fra ledelsen tilbake til utvalget. En god dialog mellom lederen av AMU og ledelsen er avgjørende for at arbeidsmiljøspørsmål skal få tilstrekkelig oppmerksomhet og for at AMUs bidrag skal bli tatt på alvor i virksomhetens beslutningsprosesser.

Når det gjelder internkontrollarbeidet spesielt, har lederen av AMU en viktig rolle i å sikre at arbeidsmiljøaspektene blir integrert i virksomhetens samlede internkontrollsystem. Dette innebærer å bidra til at risikoer knyttet til helse, miljø og sikkerhet blir identifisert, vurdert og håndtert på en systematisk måte. Lederen kan ta initiativ til at AMU diskuterer og gir innspill til virksomhetens risikovurderinger på arbeidsmiljøområdet, og påse at de foreslåtte tiltakene er hensiktsmessige og effektive.

Lederen har også et ansvar for å følge opp at de beslutningene som tas i AMU knyttet til arbeidsmiljøforbedringer og kontrolltiltak faktisk blir iverksatt av de ansvarlige i virksomheten. Dette kan innebære å jevnlig etterspørre status på igangsatte tiltak og å rapportere eventuelle mangler eller forsinkelser til ledelsen. Ved å sikre at det er en god oppfølging av AMUs vedtak, bidrar lederen til at internkontrollsystemet på arbeidsmiljøområdet blir mer robust og pålitelig.

I tillegg kan lederen av AMU spille en viktig rolle i å fremme en positiv HMS-kultur i virksomheten. Dette kan gjøres ved å være en aktiv pådriver for informasjon og opplæring om arbeidsmiljøspørsmål, og ved å oppmuntre til engasjement og deltakelse fra alle ansatte i arbeidet med å skape et bedre arbeidsmiljø. Lederen kan også bidra til å synliggjøre viktigheten av å melde avvik og uønskede hendelser knyttet til arbeidsmiljøet, slik at disse kan bli håndtert i henhold til virksomhetens internkontrollprosedyrer.

Det er viktig å understreke at lederen av AMU er valgt blant medlemmene og fungerer som en talsperson og koordinator for utvalget. Lederen har ikke nødvendigvis mer formell myndighet enn de andre medlemmene, men har et særskilt ansvar for å sikre at AMU kan utføre sine oppgaver på en effektiv måte. For å lykkes i denne rollen er det viktig at lederen har gode lederegenskaper, er en god kommunikator og har en genuin interesse for arbeidsmiljøspørsmål.

Samlet sett har lederen av Arbeidsmiljøutvalget en avgjørende rolle i å sikre at arbeidsmiljøarbeidet, som er en integrert del av virksomhetens internkontroll, blir prioritert og gjennomført på en systematisk og effektiv måte. Gjennom sin ledelse og koordinering bidrar lederen til at AMU kan være en viktig pådriver for et trygt, helsefremmende og inkluderende arbeidsmiljø, og dermed styrke virksomhetens samlede internkontroll

AMU lederens hovedoppgaver:

Lede møtene i AMU og sikre en konstruktiv dialog.

Forberede og følge opp saker som skal behandles i AMU.

Sikre at vedtak fra AMU blir iverksatt.

Være en kontaktperson mellom AMU og ledelsen i virksomheten.

Sørge for god informasjonsflyt mellom medlemmene.

Instruks for leder av Arbeidsmiljøutvalget

1. Forberedelse og ledelse av møter:

Sette opp og sende ut innkalling og sakspapirer i god tid.

Utarbeide en oversiktlig agenda.

Lede møtene på en effektiv og inkluderende måte.

Sørge for at alle medlemmer får mulighet til å uttale seg.

Sørge for at det skrives referat fra møtene.

2. Oppfølging av saker:

Sikre at vedtak fra AMU blir dokumentert og fulgt opp.

Holde oversikt over pågående saker og frister.

Rapportere om AMUs arbeid til ledelsen i virksomheten.

3. Samarbeid og kommunikasjon:

Bygge gode relasjoner med medlemmene i AMU, verneombud og ledelsen.

Sørge for god informasjonsflyt mellom AMU og andre relevante parter.

Være tilgjengelig for spørsmål og henvendelser.

Tilrettelegge for god samhandling mellom medlemmene.

4. Kompetanse og utvikling:

Holde seg oppdatert på arbeidsmiljølovgivning og beste praksis.

Delta på relevante kurs og opplæring.

Bidra til å utvikle AMUs kompetanse og effektivitet.

Instruks for Arbeidsmiljøutvalget (AMU)

1. Formål:

Arbeidsmiljøutvalget har som formål å fremme et trygt og helsefremmende arbeidsmiljø i virksomheten.

Utvalget skal fungere som et samarbeidsorgan mellom arbeidsgiver og arbeidstakere i saker som angår arbeidsmiljøet.

2. Ansvarsområder:

Bidra til å planlegge, iverksette og følge opp virksomhetens HMS-arbeid.

Gi råd til arbeidsgiver i saker som angår arbeidsmiljøet.

Behandle rapporter om yrkesskader, yrkessykdommer og nestenulykker.

Delta i arbeidet med å forebygge helseskader og arbeidsulykker.

Bidra til å fremme et godt psykososialt arbeidsmiljø.

Samarbeide med verneombud og bedriftshelsetjenesten.

3. Medlemmer:

AMU skal bestå av representanter for arbeidsgiver og arbeidstakere.

Sammensetningen skal sikre at utvalget har tilstrekkelig kompetanse og representativitet.

Lederen av AMU velges blant medlemmene.

4. Møtehyppighet og -gjennomføring:

AMU skal avholde møter regelmessig, og minimum så ofte som loven tilsier.

Innkalling til møter skal sendes ut i god tid, sammen med sakspapirer.

Møtene skal ledes på en effektiv og inkluderende måte.

Det skal føres referat fra alle møter.

5. Beslutningsmyndighet:

AMU har rådgivende funksjon i de fleste saker.

I visse tilfeller har AMU beslutningsmyndighet, spesielt når det gjelder tiltak for å verne arbeidstakernes liv og helse.

Alle vedtak skal dokumenteres og følges opp.

Typisk Agenda for AMU-møtene

1. Godkjenning av innkalling og agenda:

-Sikre at alle er enige i sakene som skal behandles.

2.Godkjenning av referat fra forrige møte:

-Gjennomgang og eventuelle korreksjoner.

3. HMS-rapportering:

Gjennomgang av rapporter om yrkesskader, yrkessykdommer og nestenulykker.

-Oppfølging av tidligere rapporterte hendelser.

4. Status for HMS-tiltak:

Oppdatering om pågående og planlagte HMS-tiltak.

-Evaluering av effekten av iverksatte tiltak.

5. Risikovurderinger:

Gjennomgang av nye eller oppdaterte risikovurderinger.

-Diskusjon om tiltak for å redusere risiko.

6. Psykososialt arbeidsmiljø:

Diskusjon om trivsel, samarbeid og eventuelle utfordringer.

-Tiltak for å fremme et godt psykososialt arbeidsmiljø.

7. Informasjon og opplæring:

Planlegging og evaluering av HMS-opplæring.

-Informasjon om nye lover, regler og beste praksis.

8. Eventuelt:

-Andre saker som medlemmene ønsker å ta opp.

9. Oppsummering og videre oppfølging:

-Hva ble besluttet, og hvem er ansvarlig for videre oppfølging av de enkelte saker.

10. Neste møte:

-Fastetting av dato for neste møte.


Seneste revidert den 17.11.2024

Svein Roar Holt
Tlf: +47 410 40853
E.post: srh@internkontrollportalen.no