Internkontroll
Med internkontroll menes det arbeidet virksomheter gjennomfører for å sikre at man overholder og imøtekommer gjeldende myndighetskrav, interne retningslinjer og kundenes forventninger mv. Det handler om å ha kontroll på egen virksomhet for å forebygge feil, svikt og andre uønskede hendelser. Internkontrollarbeidet er således en måte å sikre at virksomheten drives på sunn, bærekraftig og lovlig måte.
Internkontrollsystem
Med internkontrollsystem menes det sett med vedtekter, instrukser, rutiner og planer mv. som styret har vedtatt for iverksettelse i den hensikt å sikre at virksomheten drives på forsvarlig måte jf. Aksjelovens § 6-12, at det blir kontrollert at organisasjonen fungerer etter hensikt jf. Aksjelovens ! 6-13 og at eventuelle avvik blir rettmessig identifisert, rapport og rettet.
Internkontrollsystemet er således kjernen i virksomhetenes styringssystem, og hvor følgende er kritiske suksessfaktorer;
Hvorfor Internkontroll?
For eierne av virksomheten vil et robust internkontrollsystem bidra til til å øke virksomhetens verdi ved å redusere risiko for økonomisk tap, skandaler og juridiske problemer. Godt internkontrollarbeid representerer dessuten en trygghetsfaktor i forhold til at investeringen deres blir forvaltet på forsvarlig måte.
For styret vil internkontrollsystemet være verktøyet som sikrer ivaretakelse av styrets ansvar jf. Aksjeloven herunder at virksomheten er organisert for å kunne drives forsvarlig og at det blir ført tilsyn med dette. Internkontrollsystemet vil dessuten bidra til å kunne identifisere og håndtere risiko- og forbedringselementer og ved dette sikre at styret til enhver tid har tilfredsstillende informasjons- og beslutningsgrunnlag.
For virksomheten og virksomhetens ansatte vil internkontrollsystemet bidra til å sikre at alle vet hvem som har ansvar for å gjøre hva, når og hvordan i samsvar med gjeldende myndighetkrav og forøvrig på enhetlig, trygg og effektiv måte i samsvar med styrets beslutninger.
Et internkontrollsystem vil eksempelvis kunne bestå av:
1.
a)
Virksomhetens overordnede styringsdokumentasjon; Arbeidsreglement mv.
b)
Organisasjonsplan med definering av virksomhetens ansvars- og myndighetsstruktur samt tilhørende stillingsinstrukser.
c)
Plan for virksomhetens helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid.
2.
Rutine for kartlegging og overvåking av virksomhetens aktiviteter og organisering
3.
Rutine for kartlegging og overvåking av myndighetskrav.
4.
Rutine for risikovurdering av prosesser og aktiviteter som påfører virksomheten, virksomhetens ansatte, virksomheten kunder, samfunn eller ytre miljø mulighet for risiko, tap eller lovbrudd.
5.
Diverse arbeidsinstrukser for planlegging, gjennomføring, kvalitetssikring og dokumentering av de aktiviteter og forhold hvor myndighetskrav, interne retningslinjer eller gjennomførte risikovurderinger stadfester et behov for dette.
6.
Rutine for regelmessig overvåking av at virksomhetens internkontrollsystem fungerer i tråd med hensikt.
7.
Rutine for avviksbehandling.
8.
Rutine for årlig og situasjonsbetinget evisjon av virksomhetens internkontrollsystem.
Senest revidert den 01.09.2024
Svein Roar Holt
Hms- og internkontrollrådgiver
Tlf: +47 410 40 853
E.post: srh@internkontrollportalen.no