Styringssystemet skal fastslå gjeldende rett i virksomheten i forhold til hvem som skal gjøre hva og på hvilken måte de ulike arbeidene, aktivitetene og prosessene i virksomheten skal gjennomføres. Dette for å sikre at gjeldende myndighets- og virksomhetskrav enkelt, enhetlig, effektivt og hensiktsmessig skal bli ivaretatt i arbeidet og for å forebygge uønskede hendelser og avvik.

Styringssystemarbeidet vil normalt være inndelt i følgende 5 segmenter:

1.
Virksomhetsorganisering Hvor det sentrale er å få etablert en organisasjon og et system som sikrer at virksomheten til enhver tid er optimalt organisert i forhold til de oppgavene som skal utføres, og hvor myndighet, ansvar og oppgaver er rettmessig fastsatt og definert. Etablering og forankring av en organisasjonsplan med tilhørende stillingsinstrukser vil kunne representere et egnet resultat av dette arbeidet.

2.
Aktivitetsidentifisering Hvor det sentrale er å få identifisert hvilke aktiviteter og prosesser som utøves, eller i fremtiden skal utøves, i virksomheten og de myndighets- og virksomhetskravene som setter rammer for dette. Etablering og forankring av en aktivitets-, prosess- og kravsoversikt vil kunne representere et egnet resultat av dette arbeidet.

3. Prosess- og risikovurdering
Hvor det sentrale er å få identifisert usikkerhets- og risikomomenter samt definere sentrale kriterier for "best practice" for de ulike aktivitetene og prosessene i virksomheten. Etablering og forankring av en aktivitets- og prosessplan vil kunne representere et egnet resultat av dette arbeidet.

4. Aktivitetsorganisering
Hvor det sentrale er å få etablert arbeidsinstrukser som sikrer at de ulike aktivitetene og prosessene blir gjennomført i samsvar med "best practice", herunder i samsvar med gjeldende myndighets- og virksomhetskrav. Etablering og forankring av nødvendige og ønskelige aktivitets- og prosessinstrukser, veiledninger og sjekklister vil kunne representere et egnet resultat av dette arbeidet.

5. Kontroll- og overvåking Hvor det sentrale er å få etablert nødvendige instrukser for avvikshåndtering, kontroll, overvåking og revisjon av styringssystemet og etterlevelsen av dette.

Detaljert redegjørelse for innholdet og arbeidet knyttet til de 5 segmentene:

1. Virksomhetsorganisering:

Dette segmentet legger grunnlaget for hele styringssystemet ved å definere hvordan virksomheten er strukturert for å nå sine mål på en effektiv og ansvarlig måte. Arbeidet her handler om å skape en klar og hensiktsmessig organisasjonsstruktur som tydeliggjør hvem som har ansvar for hva, hvilken myndighet de har, og hvordan oppgaver skal fordeles og samordnes.

Etablering av organisasjonsstruktur: Dette innebærer å definere de ulike organisatoriske enhetene (avdelinger, seksjoner, team osv.) og hvordan de er relatert til hverandre. Det handler om å skape en hierarkisk struktur som understøtter virksomhetens strategi og operasjonelle behov.

Definering av roller og ansvar: For hver organisatorisk enhet og for individuelle stillinger må det defineres klare roller, ansvar og fullmakter. Dette sikrer at alle ansatte forstår sine oppgaver, hvem de rapporterer til og hvilket ansvar de har for resultater og etterlevelse av krav.

Utarbeidelse av organisasjonsplan: En visuell fremstilling av organisasjonsstrukturen i form av et organisasjonskart er et viktig verktøy. Dette gir en oversiktlig fremstilling av de ulike enhetene og deres innbyrdes forhold.

Utarbeidelse av stillingsinstrukser: Detaljerte stillingsinstrukser beskriver de konkrete oppgavene, ansvarsområdene, myndigheten og eventuelle kompetansekrav for hver enkelt stilling. Dette bidrar til å sikre at alle ansatte har en klar forståelse av sine forventninger og bidrar til en effektiv oppgaveløsning.

Forankring i virksomheten: Det er avgjørende at organisasjonsplanen og stillingsinstruksene ikke bare er dokumenter, men at de er kjent, forstått og etterlevd i hele virksomheten. Dette krever god kommunikasjon, opplæring og ledelsens aktive støtte.

2. Aktivitetsidentifisering:

Dette segmentet fokuserer på å kartlegge hva virksomheten faktisk gjør og hvilke eksterne og interne krav som stilles til disse aktivitetene og prosessene. En grundig oversikt her er nødvendig for å sikre at styringssystemet dekker alle relevante områder og krav.

Identifisering av aktiviteter og prosesser: Dette innebærer å kartlegge alle de hovedaktivitetene og underprosessene som utføres i virksomheten for å realisere sine mål. Dette kan gjøres ved hjelp av prosesskartlegging, intervjuer med ansatte og gjennomgang av eksisterende dokumentasjon.

Kartlegging av myndighetskrav: Virksomheten må identifisere alle relevante lover, forskrifter, standarder og andre eksterne krav som den er underlagt. Dette krever systematisk gjennomgang av lovverk og annen relevant dokumentasjon fra myndigheter og bransjeorganisasjoner.

Kartlegging av virksomhetskrav: I tillegg til eksterne krav, har virksomheten ofte interne krav som må ivaretas. Dette kan være egne retningslinjer, prosedyrer, kundekrav, kvalitetsstandarder eller andre interne forpliktelser.

Etablering av aktivitets-, prosess- og kravsoversikt: Resultatet av dette arbeidet bør være en oversiktlig dokumentasjon som lister opp alle identifiserte aktiviteter og prosesser, samt de tilhørende myndighets- og virksomhetskravene. Denne oversikten danner grunnlaget for de neste segmentene i styringssystemarbeidet.

Forankring i virksomheten: Oversikten må være tilgjengelig og forståelig for de ansatte som er berørt av de ulike aktivitetene og kravene. Regelmessig oppdatering er nødvendig for å sikre at oversikten er aktuell.

3. Prosess- og risikovurdering:

I dette segmentet rettes fokus mot å identifisere hva som kan gå galt i de ulike aktivitetene og prosessene (risiko), samt å definere hva som anses som "best practice" – de mest effektive og hensiktsmessige måtene å utføre arbeidet på for å minimere risiko og sikre kvalitet.

Identifisering av usikkerhets- og risikomomenter: For hver identifisert aktivitet og prosess må det gjennomføres en risikovurdering for å identifisere potensielle hendelser eller forhold som kan hindre måloppnåelse, føre til avvik fra krav, eller forårsake skade. Dette kan gjøres ved hjelp av ulike risikovurderingsteknikker som brainstorming, sjekklister og feilanalyse.

Analyse og evaluering av risiko: De identifiserte risikoene må analyseres med hensyn til sannsynlighet for inntreffelse og konsekvens dersom de inntreffer. Dette gjør det mulig å prioritere hvilke risikoer som er mest kritiske og som krever mest oppmerksomhet og tiltak.

Definering av "best practice": For hver aktivitet og prosess bør det defineres hva som er den mest effektive, sikre og kvalitetsmessige måten å utføre arbeidet på, gitt de aktuelle kravene og risikoene. Dette kan baseres på erfaring, interne analyser, eksterne standarder eller benchmarking mot andre virksomheter.

Etablering av aktivitets- og prosessplan: Denne planen dokumenterer de identifiserte risikoene, vurderingen av disse, og de definerte kriteriene for "best practice" for hver aktivitet og prosess. Planen kan også inneholde overordnede mål og strategier for risikohåndtering og kvalitetsforbedring.

Forankring i virksomheten: Risikovurderinger og "best practice"-kriterier må kommuniseres til de ansatte som utfører de aktuelle aktivitetene og prosessene. Det er viktig at de forstår risikoene og hvorfor det er viktig å følge "best practice".

4. Aktivitetsorganisering:

Dette segmentet handler om å konkretisere "best practice" og kravene i praktiske arbeidsinstrukser og veiledninger som ansatte kan bruke i sitt daglige arbeid. Dette sikrer en enhetlig og korrekt gjennomføring av aktivitetene og prosessene.

Utarbeidelse av arbeidsinstrukser: Detaljerte arbeidsinstrukser beskriver steg for steg hvordan spesifikke oppgaver skal utføres. De skal være klare, tydelige og lett forståelige, og de skal ta hensyn til "best practice" og relevante myndighets- og virksomhetskrav.

Utarbeidelse av veiledninger: Veiledninger gir mer generell informasjon og bakgrunn for hvordan visse aktiviteter eller prosesser skal håndteres. De kan inneholde prinsipper, retningslinjer og eksempler.

Utarbeidelse av sjekklister: Sjekklister er praktiske verktøy som sikrer at alle nødvendige steg i en prosess blir gjennomført og dokumentert. De er spesielt nyttige for komplekse eller kritiske oppgaver.

Forankring i virksomheten: Det er avgjørende at arbeidsinstruksene, veiledningene og sjekklistene er lett tilgjengelige for de ansatte som trenger dem, og at de er opplært i hvordan de skal brukes. Regelmessig gjennomgang og oppdatering er nødvendig for å sikre at de er aktuelle og effektive.

5. Kontroll- og overvåking:

Dette siste segmentet fokuserer på å sikre at styringssystemet fungerer som det skal, at det blir etterlevd i praksis, og at eventuelle avvik blir håndtert på en hensiktsmessig måte. Dette innebærer etablering av mekanismer for kontroll, overvåking, avvikshåndtering og revisjon.

Etablering av instrukser for avvikshåndtering: Det må defineres klare prosedyrer for hvordan avvik fra krav eller "best practice" skal identifiseres, rapporteres, analyseres, korrigeres og forebygges i fremtiden. Dette inkluderer ansvar for håndtering av avvik og dokumentasjon av prosessen.

Etablering av kontrollprosedyrer: Dette omfatter definering av konkrete kontroller som skal gjennomføres for å sikre at aktiviteter og prosesser utføres i samsvar med kravene og "best practice". Dette kan inkludere egenkontroll, ledelseskontroll, stikkprøver og andre former for verifikasjon.

Etablering av overvåkingsrutiner: Overvåking handler om å kontinuerlig følge med på nøkkelindikatorer og resultater for å avdekke eventuelle trender eller problemer på et tidlig stadium. Dette kan inkludere analyse av data, tilbakemeldinger fra ansatte og observasjoner.

Etablering av revisjonsplaner og -prosedyrer: Regelmessige interne revisjoner er nødvendig for å vurdere om styringssystemet er effektivt implementert, om det fungerer etter hensikten og om det er behov for forbedringer. Det må defineres prosedyrer for planlegging, gjennomføring og oppfølging av revisjoner.

Forankring i virksomheten: Det er viktig at alle ansatte forstår hvordan avvik skal håndteres og at det er en kultur for åpenhet rundt feil og forbedringsmuligheter. Resultater fra kontroll, overvåking og revisjon må kommuniseres til relevant ledelse og brukes som grunnlag for kontinuerlig forbedring av styringssystemet.

Senest revidert den 01.09.2024

Svein Roar Holt
Tlf: +47 410 40 853
E.post: srh@internkontrollportalen.no