Ledelsens gjennomgang er et sentralt og obligatorisk krav i alle moderne internasjonale standarder for styringssystemer (f.eks. ISO 9001 for kvalitet, ISO 14001 for miljø og ISO 45001 for HMS). Den representerer det øverste nivået av kontroll og evaluering av styringssystemets effektivitet og tilstrekkelighet. Dette er møtepunktet hvor toppledelsen tar aktivt eierskap til systemet.

1. Hensikten med ledelsens gjennomgang

Hovedhensikten med ledelsens gjennomgang er å sikre at styringssystemet:

Er egnet : At systemet er riktig utformet for å etterkomme fastsatte krav.

Er tilstrekkelig: At ressursene og prosessene i systemet er tilstrekkelige til å oppnå de fastsatte målene.

Er effektivt: At systemet faktisk oppnår de tiltenkte resultatene (f.eks. riktig kvalitet, redusert miljøpåvirkning eller færre ulykker).

Sikrer Kontinuerlig Forbedring: Identifisere behov for endringer og forbedringer for å øke ytelsen og sikre fremtidig suksess.

Kort sagt: Gjennomgangen skal gi toppledelsen tilstrekkelig informasjon til å kunne fatte strategiske beslutninger om systemets fremtidige retning og ressursbehov.

2. Hva skal gjennomgås

Gjennomgangen må være basert på fakta og data fra systemets drift i den aktuelle perioden. Standardene krever at følgende minimumsinformasjon inngår i gjennomgangen:

A. Status for tidligere tiltak

Oppfølging av tiltak fra tidligere gjennomganger.

Status for korrigerende tiltak på avvik identifisert siden forrige møte.

B. Ytelse og resultater

Resultater av interne revisjoner: Hvilke funn (sterke sider/avvik) avdekket revisjonene?

Samsvar med krav: Informasjon om i hvilken grad organisasjonen oppfyller lovkrav, forskriftskrav og andre forpliktelser (f.eks. kontraktskrav).

Prosessytelse og produkt-/tjenestesamsvar: Måling av nøkkelindikatorer (KPI-er) for prosesser. Hvordan har leveransene (produkter/tjenester) prestert mot kravene?

C. Kunde- og interessenttilbakemeldinger

Kundetilfredshet: Trender i kundetilfredshetsmålinger, kundeklager og ros.

Tilbakemeldinger fra Interessenter: Relevante tilbakemeldinger fra andre interessenter (f.eks. myndigheter, ansatte og samarbeidspartnere) som påvirker styringssystemet.

D. Systemendringer og risikostyring

Endringer i kontekst: Endringer i eksterne og interne forhold som er relevante for styringssystemet (f.eks. nye markeder, ny teknologi, lovendringer).

Risikoer og muligheter: Status for identifiserte risikoer og muligheter, og hvor effektive tiltakene for å adressere dem har vært.

E. Ressursbehov

Vurdering av tilstrekkeligheten av ressurser (menneskelige, økonomiske, infrastruktur) for å opprettholde og forbedre systemet.

3. Vurdering og beslutninger 

Resultatet av ledelsens gjennomgang skal være et sett med dokumenterte beslutninger og handlinger. Gjennomgangen skal resultere i:

Effektivitet: Vurdering av om styringssystemet oppnår de overordnede målene, og om det er egnet for organisasjonens formål.

Kontinuerlig forbedring: Beslutninger om konkrete forbedringstiltak knyttet til systemets prosesser og ytelse (f.eks. bedre prosesskontroll, ny opplæring).

Endringsbehov: Beslutninger om behov for endringer i selve styringssystemet (f.eks. i mål, politikk, eller struktur) for å tilpasse seg endret kontekst.

Ressursbehov: Beslutninger om nødvendige ressurser for å opprettholde eller forbedre systemet (f.eks. investering i nytt utstyr, økt bemanning, ny kompetanse).

Gjennomgangen kulminerer i at toppledelsen tar en offisiell stilling til systemets helsetilstand og forplikter seg til handlingene som kreves.

4. Krav til rapportering og dokumentasjon

Kravet til dokumentasjon er absolutt:

Protokoll: Resultatene av ledelsens gjennomgang må dokumenteres (protokoll, rapport eller lignende).

Målbarhet: Rapporten skal klart identifisere de besluttede handlingene, inkludert hvem som er ansvarlig og når tiltaket skal være fullført.

Bevis for ledelsens engasjement: Denne dokumentasjonen er det viktigste beviset i eksterne sertifiseringsrevisjoner på at toppledelsen er involvert og tar ansvar for styringssystemet.

Ledelsens gjennomgang er  således mye mer enn et formelt møte; det er den strategiske navigasjonen for styringssystemet. Ved å systematisk evaluere resultater og endringer, sikrer toppledelsen at systemet ikke bare overholder standarder, men aktivt bidrar til organisasjonens overordnede mål, risikostyring og kontinuerlig suksess. Uten en effektiv gjennomgang risikerer styringssystemet å bli en statisk, byråkratisk byrde, snarere enn et dynamisk verktøy for forbedring.

Det anføres avslutningsvis at ledelsens gjennomgang normalt også vil omfatte andre,  altså utover det ovennevnte standardiserte omfanget, forretningskritiske og strategiske elementer så som økonomi, organisasjonsutvikling og organisasjonskultur mv.