En klar fordeling av roller, myndigheter og ansvar er helt fundamental for effektiv drift, god samhandling og forebygging av feil, avvik og konflikter i en virksomhet . Når alle ansatte vet hva som forventes av dem bidrar det til:
1. Effektivitet:
Redusert beslutningstid: Når det er klart hvem som har myndighet til å ta beslutninger, unngår man unødvendige diskusjoner og forsinkelser.
Fordeler oppgaver: Oppgaver blir fordelt på en mer rettferdig og effektiv måte, noe som øker produktiviteten.
Unngår dobbeltarbeid: Klarere roller reduserer risikoen for at oppgaver blir gjort flere ganger av ulike personer.
2. Ansvarliggjøring:
Økt ansvarsfølelse: Når hver enkelt ansatt vet hva som forventes av dem, føler de større ansvar for sine oppgaver.
Forbedret kvalitet: Ansatte er mer tilbøyelige til å levere arbeid av høy kvalitet når de vet at de vil bli holdt ansvarlige for resultatene.
Forebygger konflikter: Klarere ansvarsfordeling minimerer risikoen for misforståelser og konflikter mellom ansatte.
3. Samarbeid:
Bedre kommunikasjon: Når roller og ansvar er klare, blir det lettere for ansatte å kommunisere effektivt med hverandre.
Økt tillit: Når alle vet hva de kan forvente av hverandre, øker tilliten mellom kollegaer.
Større fleksibilitet: En klar struktur gjør det lettere å tilpasse seg endringer og nye utfordringer.
4. Krisehåndtering:
Raskere reaksjon: I krisesituasjoner er det avgjørende at alle vet hva de skal gjøre og hvem de skal kontakte.
Bedre koordinering: En klar fordeling av ansvar gjør det lettere å koordinere innsatsen i en krise.
5. Juridisk trygghet:
Dokumentert ansvar: En klar fordeling av ansvar kan være viktig dokumentasjon i tilfelle juridiske tvister.
For å kunne sikre eller skape slik klarhet i roller, myndigheter og ansvar vil det være nødvendig å:
1.
Gjennomføre en grundig analyse av alle stillinger for å identifisere nøyaktig hvilke oppgaver og ansvar som hører til hver enkelt rolle.
2.
Utvikle et tydelig organisasjonskart som viser hierarkiet og rapporteringslinjene.
3.
Utforme detaljerte jobbeskrivelser som beskriver hver enkelt stillings oppgaver, ansvar og myndighet.
4.
Delegere oppgaver på en slik måte at de ansatte får mulighet til å utvikle seg og ta ansvar.
5.
Regelmessig evaluere organisasjonsstrukturen og justere den etter behov.
6.
Sikre at alle ansatte har fått tilstrekkelig informasjon om sin rolle og sine ansvar
Det anføres avslutningsvis at enkelte roller er tilknyttet særskilt ansvar, og som vi redegjør nærmere for for hver enkelt rolle.
Senest revidert den 07.03.2024
Svein Roar Holt
Hms- og internkontrollrådgiver
Tlf: +47 410 40 853
E.post: srh@internkontrollportalen.no