Virksomhetens regler for arbeidssted, arbeidstid, hviletid, flexitid, overtid og ferie

I vår virksomhet er vi opptatt av å skape et dynamisk og rettferdig arbeidsmiljø som fremmer både produktivitet og trivsel. For å sikre dette, er det avgjørende med klare og forutsigbare regler for hvordan vi organiserer vår arbeidshverdag. Dette dokumentet er derfor etablert for å tydeliggjøre de grunnleggende rammene for arbeidssted, arbeidstid, hviletid, flexitid, overtid og ferie.

Hensikten med disse reglene er mangesidig: de skal sikre at vi overholder gjeldende lovverk, som blant annet arbeidsmiljøloven og ferieloven, samtidig som vi tilrettelegger for fleksibilitet og forutsigbarhet for våre ansatte. Klare regler bidrar til et bedre arbeidsmiljø, effektiv ressursutnyttelse og en sunn balanse mellom jobb og privatliv. De er også et viktig verktøy for å sikre likebehandling og forebygge misforståelser.

Reglene gjelder for alle ansatte i virksomheten, uavhengig av stillingstype, og skal følges av både ledere og medarbeidere. Ledere har et særskilt ansvar for å påse at reglene etterleves innenfor sitt ansvarsområde, og for å veilede sine ansatte. Ved å ha en felles forståelse og etterlevelse av disse reglene, bygger vi sammen en trygg og produktiv arbeidsplass.

Virksomhetens internkontrollfunksjon har ansvar for å overvåke gjeldende myndighetskrav tilknyttet reglene, imøtekommelse av reglene, avviksbehandling av reglene og fremleggelse av forslag til hensiktsmesig eller nødvendig ajourføring av reglene.

Arbeidssted
For å sikre et godt sosialt arbeidsmiljø, fremme effektive samarbeidsvilkår og ivareta den faglige og sosiale dynamikken som er nødvendig for virksomhetens suksess skal arbeid for virksomheten i størst mulig grad utføres fra og i virksomhetens kontorer . Dette bidrar til spontan kunnskapsdeling, styrker fellesskapet og legger til rette for rask og uformell kommunikasjon. Som en del av vår tilpasning til en fleksibel arbeidshverdag, gis det anledning til å arbeide fra hjemmekontor én dag per uke, etter avtale med nærmeste leder. Dersom det er behov for å arbeide mer enn én dag per uke fra hjemmekontor, må det inngås en egen skriftlig hjemmekontoravtale som regulerer de spesifikke vilkårene for dette, inkludert forventninger til tilgjengelighet, utstyr og arbeidsmiljø på hjemmekontoret.

Generelle rammer for arbeidstid
Denne instruksen beskriver rutinene for håndtering av arbeidstid i virksomheten, for å sikre etterlevelse av arbeidsmiljøloven, tariffavtaler og interne retningslinjer. Alle ansatte og ledere plikter å sette seg inn i og følge denne instruksen. Den enkelte ansattes arbeidsavtale fastsetter den avtalte ukentlige eller månedlige arbeidstiden. Denne instruksen er en ordning for hvordan denne tiden avvikles, ikke en endring av det totale timetallet. Arbeidstid defineres som tiden arbeidstaker står til arbeidsgivers disposisjon.

Registrering av arbeidstid
All arbeidstid, inkludert ordinær tid, flexitid, overtid og fravær, skal føres nøyaktig i selskapets godkjente timeregistreringssystem. Det er den ansattes ansvar å registrere start- og sluttidspunkt for hver arbeidsdag. Systemet vil automatisk beregne flexitidssaldoen, altså pluss- eller minustimer. Føringen skal foretas daglig, eller senest innen utgangen av arbeidsuken for å sikre korrekt og oppdatert timeregnskap.

Kjernetid
Virksomheten har en definert kjernetid fra klokken [angi klokkeslett, f.eks. 09:00] til klokken [angi klokkeslett, f.eks. 15:00]. Alle ansatte som benytter flexitid, plikter som hovedregel å være til stede på jobb i kjernetiden. Eventuelle unntak fra kjernetiden må avtales særskilt med nærmeste leder på forhånd for å sikre at driften ikke blir skadelidende.

Flexitidssaldo og bruk av plusstimer
Det er fastsatt definerte perioder hvor ansatte kan komme og gå, for eksempel fra klokken [angi klokkeslett, f.eks. 07:00] til [angi klokkeslett, f.eks. 09:00] før kjernetid og fra klokken [angi klokkeslett, f.eks. 15:00] til [angi klokkeslett, f.eks. 19:00] etter kjernetid. Opparbeidede plusstimer på flexitidssaldoen kan benyttes til avspasering. Avspasering av hele dager skal avtales med nærmeste leder på forhånd, normalt minst [angi frist, f.eks. 1 uke] i forkant. Leder må godkjenne avspaseringen, og skal vurdere om den passer med avdelingens drift og arbeidsmengde. Kortere avspaseringer, som for eksempel noen timer, bør også avtales med leder for å sikre at kjernetiden overholdes og at viktige møter eller arbeidsoppgaver ikke blir lidende. Det er en øvre grense for hvor mange plusstimer man kan ha på flexitidskontoen, for eksempel [angi antall, f.eks. 50] timer. Overskridelse av denne grensen kan føre til tap av timer ved periodeslutt, med mindre annet er særskilt avtalt og godkjent av leder.

Håndtering av minustimer
Dersom en ansatt har minustimer på flexitidssaldoen, plikter vedkommende å jobbe inn disse timene innenfor fastsatte tidsrammer. Minustimer skal jobbes inn ved å jobbe lenger enn ordinær arbeidstid i flexitidsperiodene. Det er en nedre grense for hvor mange minustimer man kan ha, for eksempel [angi antall, f.eks. -20] timer. Dersom saldoen overskrider denne grensen, kan det kreves at timene jobbes inn raskt, eller i ytterste konsekvens føre til trekk i lønn for de udekkede timene. Eventuelle minustimer ved arbeidsforholdets slutt skal trekkes fra sluttlønnen, med mindre annet er avtalt og dokumentert.

Pauser
Alle ansatte har krav på pauser i arbeidstiden. Arbeidstakere har rett til minst én pause dersom den daglige arbeidstiden overstiger fem og en halv time. Dersom den daglige arbeidstiden er åtte timer eller mer, skal pausen være på minst en halv time. Pausene skal tilrettelegges slik at den ansatte kan hvile og spise.

Daglig og ukentlig hvile
Arbeidstaker skal som hovedregel ha minst 11 timer sammenhengende fri i løpet av 24 timer. I tillegg skal arbeidstaker ha minst 35 sammenhengende timer fri i løpet av 7 dager. Disse hvileperiodene er avgjørende for å ivareta arbeidstakerens helse og sikkerhet, og unntak fra disse reglene kan kun avtales eller dispenseres fra i henhold til arbeidsmiljøloven eller tariffavtale.

Arbeid på søndag og helligdager samt nattarbeid
Arbeid på søndag og helligdager, samt nattarbeid, er som hovedregel ikke tillatt med mindre arbeidets art gjør det nødvendig, eller det er særskilt avtalt i tariffavtale. Slikt arbeid skal kompenseres med tillegg i lønn eller avspasering i henhold til lov og avtale.

Overtid – generelle regler
Overtid defineres som arbeid utover den alminnelige arbeidstiden, som er satt til 9 timer per dag og 40 timer per uke i arbeidsmiljøloven. Overtid skal kun pålegges når det er et særlig og tidsbegrenset behov for det, og arbeidet ikke kan utføres innenfor ordinær arbeidstid. Overtid er ikke ment å være en fast del av den ordinære driften. Arbeidsgiver skal, så langt det er mulig, drøfte nødvendigheten av overtidsarbeid med de ansattes tillitsvalgte før det iverksettes.

Maksimale rammer for overtid:

Arbeidsmiljøloven setter klare grenser for hvor mye overtid som er tillatt:

-Maksimalt 10 timer overtid i løpet av 7 dager.

-Maksimalt 25 timer overtid i løpet av 4 sammenhengende uker.

-Maksimalt 200 timer overtid innenfor en periode på 52 uker.

I tillegg må samlet arbeidstid (ordinær + overtid) ikke overstige 13 timer i løpet av 24 timer, og ikke overstige 48 timer i løpet av 7 dager (gjennomsnittsberegnet over 8 uker, men den ukentlige arbeidstiden kan ikke overstige 69 timer).

Utvidede rammer og dispensasjoner:

Tariffavtale: Virksomheter som er bundet av tariffavtale kan inngå skriftlig avtale med de tillitsvalgte om utvidede overtidsgrenser (f.eks. opp til 20 timer/7 dager, 50 timer/4 uker, og 300 timer/52 uker).

Arbeidstilsynet kan i særlige tilfeller gi dispensasjon fra fassatte rammer for overtid.

Pålegg om overtid
Den enkelte leder har myndighet til å pålegge overtid innenfor sin avdeling, men må alltid vurdere om vilkårene for overtid er oppfylt og om den ansatte er villig og i stand til å utføre overtidsarbeidet. Ledelsen har ansvaret for å sikre at de samlede overtidsrammene fastsatt i arbeidsmiljøloven eller tariffavtale ikke overskrides. Ansatte har rett til å bli fritatt fra overtidsarbeid dersom de kan påvise helsemessige eller vektige sosiale grunner for det, og arbeidet kan utsettes eller utføres av andre uten skade for virksomheten.

Føring og godkjenning av overtidstimer
All overtidsarbeid skal føres nøyaktig i selskapets godkjente timeregistreringssystem, spesifiseres med dato, klokkeslett for start og slutt, hvem som påla overtidsarbeidet samt en kort begrunnelse for hvorfor overtidsarbeidet ble utført. Registreringen skal foretas snarest mulig etter at overtidsarbeidet er utført, og senest innen [angi frist, f.eks. slutten av arbeidsuken]. All ført overtid skal godkjennes av nærmeste leder. Leder plikter å kontrollere at timene er riktig ført, at overtidsarbeidet var nødvendig og dokumentert pålagt, og at det faller innenfor de rammer som er satt for overtidsarbeid. Leder skal godkjenne timene i timeregistreringssystemet innen [angi frist, f.eks. en bestemt dato før lønnskjøring]. Ved avvik eller spørsmål skal leder ta kontakt med den ansatte for avklaring før godkjenning.

Overtidsutbetaling
Utbetaling av overtid skjer i henhold til arbeidsmiljøloven og/eller gjeldende tariffavtale. Overtid godtgjøres med et fastsatt tillegg til ordinær timelønn, som er minst 40 prosent. Tillegget skal alltid utbetales. Overtidstimene kan avspaseres time mot time etter skriftlig avtale, men overtidstillegget skal likevel utbetales. Lønnsavdelingen er ansvarlig for korrekt beregning og utbetaling av overtidsgodtgjørelsen basert på godkjente timer i timeregistreringssystemet. Utbetaling skjer normalt i forbindelse med den ordinære månedlige lønnsutbetalingen.

Ferie
Alle ansatte har rett og plikt til å avvikle ferie i henhold til Ferieloven og virksomhetens praksis. Virksomhetens ferieår følger kalenderåret, og ansatte har rett til 25 virkedager ferie hvert ferieår. Lørdager regnes som virkedager i ferieregnskapet. Ferie skal avvikles i løpet av ferieåret, men inntil 12 virkedager kan overføres til neste ferieår etter skriftlig avtale. Retten til å bestemme tiden for ferieavvikling ligger hos virksomheten, men ansatte skal få mulighet til å uttale seg og ønske tidspunkt. Forslag til ferieavvikling skal normalt meldes innen [angi frist, f.eks. 1. april] for ferie samme år. Arbeidsgiver skal gi skriftlig varsel om tidspunkt for ferieavvikling senest to måneder før ferien starter, med mindre det er inngått en kortere frist. I tillegg til feriefritiden opparbeider ansatte rett til feriepenger. Feriepengene utgjør 10,2 prosent av feriepengegrunnlaget for ansatte som er fylt 59 år, og 12 prosent for ansatte som ikke er fylt 59 år per 31. desember i opptjeningsåret. Feriepengene utbetales normalt i [angi måned, f.eks. juni] måned eller i forbindelse med avvikling av hovedferien. Ved sykdom under ferie kan ferien kreves utsatt dersom sykdommen dokumenteres med legeerklæring og meldes snarest. Det er også særskilte regler for avvikling av ferie ved foreldrepermisjon.

Kvalitetssikring og Internkontroll
For å sikre at rutinene for arbeidstid, flexitid og overtid etterleves og at overtidsbruken er forsvarlig, skal det gjennomføres kontinuerlig kvalitetssikring og overvåking. Nærmeste leder har et løpende ansvar for å overvåke arbeidstidsbruken i egen avdeling. HR-avdelingen skal regelmessig analysere arbeidstidsdata for å identifisere trender eller uforholdsmessig bruk, og rapportere funn til ledelsen, AMU og virksomhetens internkontrollfunksjon. Internkontrollfunksjonen skal overvåke, vurdere og sikre etterlevelse av virksomhetens regler og om hensiktsmessig eller nødvendig fremme forslag til endringer og forbedringer.

Unntak for ledende og særlig uavhengig stilling
Arbeidstakere i ledende stilling eller i særlig uavhengig stilling kan være unntatt fra enkelte arbeidstidsbestemmelser, inkludert regler om overtid. Definisjonen av slike stillinger er snever, og det er viktig å vurdere dette konkret. Personer i slike stillinger skal likevel ha en forsvarlig arbeidstid. Eventuell avtale om særlig uavhengig stilling, og vilkårene for dette, skal fremkomme av den enkeltes arbeidsavtale.

Avvikshåndtering
Eventuelle avvik fra denne instruksen eller brudd på arbeidstidsbestemmelsene, inkludert misbruk av flexitidsordningen eller ulovlig overtid, skal behandles i henhold til virksomhetens avviksbehandlingsinstruks.

Grovt uaktsomme og bevisste avvik fra virksomhetens regler vil i alle tilfeller bli vurdert og behandlet som brudd på den enkeltes arbeidsavtale. Dette skyldes at den ansatte, gjennom sin arbeidsavtale, forplikter seg til lojalt å utføre arbeid for virksomheten i samsvar med arbeidsgivers styringsrett, gjeldende lovverk og etablerte retningslinjer. Slike alvorlige avvik undergraver den nødvendige tilliten mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, kan true sikkerheten, skade virksomhetens omdømme, føre til økonomiske tap, eller medføre brudd på lovpålagte krav. En slik handling anses derfor som et alvorlig mislighold av arbeidsforholdet, noe som kan medføre disiplinære reaksjoner eller opphør av arbeidsforholdet i henhold til arbeidsmiljølovens bestemmelser.

Styringsdokumentasjon
-Arbeidsmiljølovens bestemmelser er styrende for virksomheten, og vil ved eventuelt avvik gjelde fremfor virksomhetens  regler.
-Ferieloven bestemmelser er styrende for virksomheten, og vil ved eventuelt avvik  gjelde fremfor virksomhetens egler.
-Tariffavtale er styrende for virksomheten, og vil ved eventuelt avvik  gjelde fremfor virksomhetens regler.
-Arbeidsavtaler er styrende for virksomheten, og vil ved eventuelt avvik gjelde fremfor virksomhetens regler.
-Styrevedtak er styrende for virksomheten, og vil ved eventuelt avvik gjelde fremfor virksomhetens regler
-Virksomhetens regler for arbeidssted, arbeidstid, hviletid, flexitid, overtid og ferie ble vedtatt av styret den xx.xx.xx

x.