Et styringssystem er organisasjonens "operativsystem" – rammeverket som sikrer at strategiske mål nås samtidig som rammeforutsetningene for virksomheten blir etterkommet. Innenfor dette systemet er kvalitetssikringsinstrukser ikke bare nyttige verktøy; de er fundamentale elementer som i mange tilfeller er like viktig som selve instruksene for den operative gjennomføringen. 

Hva er kvalitetssikringsinstrukser?

Kvalitetssikringsinstrukser er de detaljerte, dokumenterte instruksene som beskriver hvordan en virksomhet skal verifisere, kontrollere og validere at produkter, tjenester eller prosesser oppfyller fastsatte kvalitetskrav og standarder. De skiller seg fra rene gjennomføringsinstrukser (som beskriver hvordan man gjennomfører, kommuniserer og dokumenterer) ved å fokusere på kontroll og bevisføring (hvordan man sjekker og hvordan man dokumenterer at det er gjennomført riktig).

Like viktig som gjennomføringsnstruksene: En nødvendig balanse

I mange virksomheter ser man en tendens til gjennomføringsinstrukser prioriteres fremfor kvalitetssikringsinstruksene.  Imidlertid vil et fvelfungerende styringssystem være avhengig av at det er en god balanse mellom disse instrukskategoriene:

1. Sikkerhet mot systemsvikt 

Instrukser for den operative gjennomføringen sikrer at arbeidet blir prøvd gjort riktig. Kvalitetssikringsinstruksene er der for å bekrefte at det faktisk ble gjort riktig. Uten denne verifikasjonen, kan man ha en perfekt gjennomføringsinstruks, men likevel levere med avvik fordi feil underveis ikke ble fanget opp.

2. Forebygging vs. korrigering

Gode gjennomføringsinstrukser inneholder ofte kvalitetssikringselementer for å forebygge at avvik oppstår eller eskalerer. Dette er langt mer kostnadseffektivt enn å korrigere feil sent i prosessen eller etter levering. Det er således altså ikke slik at alle kvalitetssikrigselementer bør- eller skal gjennomføres av annen ressurs etter at gjennomføringen har funnet sted.

3. Bevisføring og etterlevelse 

Det holder ikke å si at man følger kravene – man må dokumentere det. Kvalitetssikringsnstruksene definerer:

-Hvilke kontroller som skal gjennomføres.

-Hvem som er ansvarlig for kontrollen.

-Hvordan resultatene skal registreres (f.eks. signering på et sjekkliste). Denne dokumentasjonen utgjør beviset for at standarder (som ISO 9001) og lovpålagte krav er etterlevd. Uten bevis, er det ingen kvalitetssikring i et styringssystem.

Sentrale funksjoner i styringssystemet

Kvalitetssikringsinstruksene er direkte integrert i flere kritiske prosesser i styringssystemet:

1. Håndtering av avvik og korrigerende tiltak

Når et avvik oppstår (en feil eller en klage), er det gjennomførings- og kvalitetssikringsinstruksene som først og fremst benyttes i analysen.

Inspeksjon: Første steg er å sjekke om gjeldende instrukser ble fulgt. Ble avviket oppdaget, men ignorert?

Rotårsaksanalyse: Dersom instrukser ble fulgt, men feilen likevel oppstod, indikerer dette at instruksen er mangelfull og således må forbedres. Dette trigger den kontinuerlige forbedringssyklusen.

2. Måling og overvåking

Et styringssystem krever at ytelsen måles. Kvalitetssikringsinstruksene  sikrer rådataene for denne målingen.

Instrukser for sluttkontroll eller prosjektrevisjon gir tall på feilrate, gjennomsnittlig utbedringstid og antall avvik.

Disse dataene brukes av ledelsen i den årlige gjennomgangen for å vurdere systemets effektivitet.

3. Kompetanse og opplæring

Instrukser for kvalitetssikring fungerer som et opplæringsverktøy. De definerer nøyaktig hva den ansatte må kunne for å utføre en kontroll. Ved å ha tydelige krav i instruksene, sikres det at kun personell med dokumentert kompetanse utfører kritisk kvalitetskontroll.

Kvalitetssikringsinstrukser er bindeleddet mellom toppledelsens kvalitetspolitikk og den faktiske ytelsen i felt. De gir organisasjonen verktøyet som skaper tillit til at det som produseres og leveres oppfyller de fastsatte kravene. Å anse kvalitetssikringsinstrukser som sekundære i forhold til rene gjennomføringsinstrukser er derfor en feilslutning som kan undergrave hele styringssystemet. Uten instrukser for kontroll og dokumentasjon, har man ingen pålitelig måte å bevise samsvar, lære av feil, eller drive kontinuerlig forbedring.