Å kjenne en instruks betyr mer enn å vite at den eksisterer. Ansatte må forstå innholdet, ha umiddelbar tilgang til det på arbeidsstedet og kunne anvende det under press. Muntlig instruksjon uten skriftlig dokumentasjon regnes ikke som tilstrekkelig kjennskap ved tilsyn.

En god avvikskultur (Just Culture) kjennetegnes ved at ansatte melder fra om nesten-uhell uten frykt for sanksjoner. Lav melderate er ofte et tegn på rød risiko (skjulte feil), mens mange meldinger om nesten-uhell er et tegn på en grønn, lærende organisasjon.

Typiske tegn er holdninger som "det går sikkert bra", utbredt bruk av shortcuts ved tidspress, et usynlig verneombud, eller at ledelsen sjelden etterspør HMS-status i driftsmøter. Hvis avvik tas personlig fremfor som læring, er kulturen sårbar.

HMS uten ledelsesfokus er kun "papir-HMS". Ledelsen setter standarden; hvis de prioriterer kortsiktig drift over sikkerhetsbarrierer, vil de ansatte gjøre det samme. Ledelsen må etterspørre etterlevelse for at systemet skal ha juridisk kraft.

En god SJA (Sikker Jobb Analyse) kjennetegnes ved at den gjennomføres rett før arbeidet starter av teamet som skal utføre jobben. Hvis SJA-en kun lages som papirøvelse for arkivet, eller kopieres fra forrige uke, fungerer den ikke som en reell barriere mot ulykker.

Ledelsen viser reell forankring når de etterspør hendelseslogger, status på risikovurderinger og fremdrift i tiltaksplaner i faste driftsmøter. HMS må være et fast beslutningskriterium på lik linje med økonomi og produksjon for å ha effekt.

Det betyr "levende risikostyring". I stedet for en statisk ROS-analyse en gang i året, vurderes de faktiske forholdene før oppstart. Teamet skal kjenne tiltaksnivået fra RisikoKalkulatoren™ og forstå hvorfor spesifikke barrierer er pålagt.

Gult nivå betyr midlertidige perioder med høyt stress eller enkelte uavklarte fysiske mangler. Rødt nivå indikerer vedvarende konflikter, høyt sykefravær eller mangler som utgjør en umiddelbar fare for liv og helse (f.eks. fallfare eller manglende maskinsikring).

Kritiske mangler knyttet til arbeid i høyden, kjemikalier, maskinsikring, elektriske anlegg eller akutte psykososiale kriser skal eskaleres til verneombud og ledelse med en gang. Ikke vent på totalscoren; enkelte funn krever stans av arbeid.

B4 måler selve beredskapen og kulturen (grunnmuren), mens B3 måler den faktiske risikoeksponering her og nå. En svak HMS-kultur i B4 vil nesten alltid føre til kritisk eksponering i B3 ved økt aktivitetsnivå.

Ved å loggføre målinger fra HMS-Egenmeldingssjekken™ PRO sammen med de iverksatte tiltakene, dokumenterer virksomheten systematisk forbedringsarbeid iht. internkontrollforskriften § 5.

Manglende kompetanse er en av de vanligste årsakene til ulykker. Arbeidsmiljøloven krever at ansatte får nødvendig opplæring i de risikoene de utsettes for. Sjekken verifiserer om denne opplæringen er satt i system.

God fraværsoppfølging (IA-arbeid) er en indikator på et sunt psykososialt arbeidsmiljø. Systematisk dialog reduserer belastning og hindrer at uavklarte stressfaktorer utvikler seg til alvorlig operativ risiko.