Internkontrollansvarlig – Rolle, oppgaver og ansvar

Styret har det overordnede og ufravikelige lovpålagte ansvaret for at virksomheten har et forsvarlig og velfungerende styringssystem – og, avgjørende, at det føres aktivt tilsyn med dette. I komplekse virksomheter er dette tilsynsansvaret krevende å ivareta. Å etablere rollen som internkontrollansvarlig er derfor et strategisk grep som sikrer at styrets plikt omgjøres til praktisk handling.

Stillingsformål for internkontrollansvarlig

Rollen som internkontrollansvarlig er strategisk og koordinerende, med hovedformål å etablere, vedlikeholde, overvåke og kontinuerlig forbedre virksomhetens samlede styringssystem og internkontroll. Formålet er å sikre at virksomheten til enhver tid drives på en forsvarlig, effektiv og lovlig måte i samsvar med kravene i aksjeloven og internkontrollforskriften.

En vellykket etablering av rollen krever forankring i toppledelsen og styret, samt tydelig kommunikasjon av rollens formål og ansvar i hele organisasjonen. Hver virksomhet er unik med sitt eget sett av myndighetskrav, organisasjonsstruktur og risikoprofil – og rollen som internkontrollansvarlig må tilpasses virksomhetens faktiske realiteter.

Rollebeskrivelse – støttende og koordinerende

Den eller de internkontrollansvarlige i en virksomhet har en sentral, men primært støttende og koordinerende rolle i arbeidet med virksomhetsstyring og internkontrollarbeid. Ansvaret er å bistå styret og ledelsen med å etablere, vedlikeholde, forbedre og sikre etterlevelse av et effektivt styringssystem som bidrar til å nå virksomhetens mål, overholde lover og forskrifter og håndtere risiko på en hensiktsmessig måte.

I motsetning til ledelsen, som har det direkte operative ansvaret for internkontrollen, fungerer den internkontrollansvarlige som en faglig ressurs og en pådriver for å sikre at internkontrollarbeidet blir utført systematisk og konsistent i hele organisasjonen.

Kjerneansvar for internkontrollansvarlig

Rollen som internkontrollansvarlig omfatter fem kjerneområder som til sammen utgjør det samlede ansvaret:

• Virksomhetens internkontroll: Det overordnede ansvaret for at virksomhetens internkontrollsystem er hensiktsmessig, tilstrekkelig og opererer effektivt i henhold til myndighetskrav.
• Risikostyring: Ansvar for å fasilitere og koordinere periodiske risikovurderinger på tvers av virksomhetens ulike forretningsområder for å identifisere, vurdere og håndtere risikoer.
• System og dokumentasjon: Ansvar for at styringssystemet – inkludert alle sentrale instrukser, rutiner og sjekklister – er etablert, ajourført og forankret i organisasjonen.
• Overvåking og avvikshåndtering: Ansvar for å overvåke etterlevelsen av styringssystemet og for at avvik blir behandlet, utredet og rettet opp.
• Rapportering til styret: Ansvar for å gi styret løpende, objektiv og relevant informasjon om status for internkontroll, risikoprofil og etterlevelse.

Konkrete oppgaver og ansvarsområder

Virksomhetsstyring og instruksutvikling

Internkontrollansvarlig bidrar ved å fremme en helhetlig tilnærming til styring og kontroll. Rollen bistår i utviklingen av retningslinjer og instrukser som understøtter god forretningspraksis og etisk atferd. Ved å ha oversikt over ulike styringselementer kan den internkontrollansvarlige identifisere eventuelle svakheter eller mangler i styringssystemene og foreslå forbedringer. Dette er også en viktig bidragsyter i arbeidet med å sikre god informasjonsflyt og kommunikasjon internt, noe som er essensielt for effektiv virksomhetsstyring.

Risikovurdering og kontrolltiltak

En av de viktigste oppgavene for internkontrollansvarlig er å bidra til gjennomføringen av risikovurderinger. Dette innebærer å bistå ledelsen i å identifisere, analysere og evaluere risikoer som kan påvirke virksomhetens evne til å nå sine mål. Den internkontrollansvarlige kan utvikle metodikker og verktøy for risikovurdering, fasilitere workshops og sammenstille resultater for ledelsen. Basert på risikovurderingene bidrar rollen også til å utvikle og implementere hensiktsmessige kontrolltiltak, herunder utarbeidelse av instrukser, etablering av godkjenningsrutiner og implementering av systemer for kvalitetssikring og overvåking.

Overvåking og revisjon av styringssystemet

En annen viktig oppgave er å overvåke og evaluere effektiviteten av styringssystemet. Dette kan gjøres gjennom ulike former for kontroller og revisjoner. Formålet er å avdekke svakheter i instruksene, identifisere områder for forbedring og sikre at de etablerte instruksene faktisk blir fulgt. Den internkontrollansvarlige har også ansvar for å følge opp avvik som blir identifisert og sikre at ledelsen iverksetter nødvendige korrigerende tiltak.

Kompetansebygging og organisasjonskultur

Internkontrollansvarlig har en viktig rolle i å fremme bevissthet og kompetanse rundt styringssystemet og internkontrollarbeidet i hele organisasjonen. Dette kan innebære å utvikle og gjennomføre opplæringsprogrammer, utarbeide informasjonsmateriell og gi råd og veiledning til ansatte. Ved å øke kunnskapen om og forståelsen for styringssystemet bidrar den internkontrollansvarlige til å skape en sterkere og mer bevisst organisasjonskultur.

Rapportering til styret og ledelsen

Rapportering er en sentral del av ansvaret som internkontrollansvarlig. Rollen skal jevnlig rapportere om status i internkontrollarbeidet, identifiserte risikoer og effektiviteten av kontrolltiltak til ledelsen og styret. Disse rapportene gir ledelsen viktig informasjon for å kunne ta informerte beslutninger og for å sikre at styringssystemet fungerer etter hensikten.

Myndighet – hva internkontrollansvarlig kan og skal

For at rollen som internkontrollansvarlig skal fungere effektivt må den ha tilstrekkelig myndighet og fullmakter. Dette er ikke administrative formaliteter – det er forutsetninger for at tilsynsfunksjonen reelt kan gjennomføres. Den internkontrollansvarlige skal ha følgende myndighet:

• Direkte rapporteringslinje til styret – uten å måtte gå via daglig leder. Dette sikrer objektivitet og ivaretar uavhengigheten fra operativ ledelse.
• Fullmakt til innsyn i all relevant informasjon og dokumentasjon som er nødvendig for å utføre rollens oppgaver.
• Pålegg av korrigerende tiltak overfor avdelingsledere, med plikt til å eskalere til styret ved manglende oppfølging.
• Initiativrett til å utarbeide og foreslå nye eller reviderte instrukser og retningslinjer for styrets vedtakelse.

Kvalifikasjoner og kompetanse

Rollen som internkontrollansvarlig krever en kombinasjon av fagkompetanse, praktisk erfaring og personlige egenskaper. Følgende kvalifikasjoner er normalt forventet:

• Utdanning: Høyere utdanning innen relevante fagområder som ledelse, internkontroll, juss, økonomi eller revisjon.
• Erfaring: Dokumentert erfaring med etablering, implementering og vedlikehold av styringssystemer i en kompleks organisasjon.
• Kompetanse: Inngående kunnskap om norsk lovgivning knyttet til internkontroll, HMS, personvern og selskapsrett.
• Personlige egenskaper: Analytisk, strukturert, initiativrik, god kommunikator og med integritet til å opptre uavhengig.

Arbeidsmetodikk – styringssystemets årshjul

Rollen som internkontrollansvarlig arbeider etter en systematisk syklus som sikrer at tilsynsfunksjonen gjennomføres konsistent gjennom året. De seks hovedelementene i arbeidsmetodikken er:

Planlegging og utvikling

Utarbeide en årlig internkontrollplan med periodiske risikovurderinger, kontrollaktiviteter og rapportering. Løpende overvåke behovet for nye instrukser og rutiner.

Risikovurdering

Minst én gang årlig – eller ved vesentlige endringer – gjennomføre risikovurdering og sammenstille funn i en rapport til styret.

Overvåking og avvik

Gjennomføre stikkprøver og revisjoner. Følge opp avvik, identifisere rotårsaker og sikre at korrigerende tiltak blir iverksatt.

Rapportering

Kvartalsvis rapport til styret om vesentlige funn. Årlig rapport med helhetlig vurdering av styringssystemets effektivitet og anbefalinger.

Kompetanse og opplæring

Sørge for at relevante ansatte og ledere får nødvendig opplæring i styringssystemet, risikovurdering og avvikshåndtering.

Samarbeid

Løpende dialog med daglig leder, avdelingsledere, verneombud, tillitsvalgte, HMS-ansvarlig og personvernombud.

Uavhengighet – nøkkelen til en fungerende rolle

Den internkontrollansvarlige har en uavhengig stilling i forhold til den daglige ledelsen. Rapportering og dialog med styret skal skje direkte, uten å gå via daglig leder, for å sikre objektivitet og integritet i tilsynsfunksjonen. Uten denne uavhengigheten risikerer rollen å bli en forlenget arm av ledelsen, i stedet for styrets selvstendige kontrollfunksjon.

I praksis betyr dette at internkontrollansvarlig må ha klar organisatorisk plassering og stillingsinstruks som definerer rapporteringslinjen til styret. Dette er spesielt viktig i mindre virksomheter, hvor det ellers kan være fristende å la daglig leder filtrere informasjon som skal til styret.

Grensegangen mot øvrige roller i virksomheten

Rollen som internkontrollansvarlig må sees i sammenheng med andre nøkkelroller i virksomheten. Klar rollefordeling er avgjørende for at tilsynsfunksjonen skal fungere uten å trå andre roller for nær.

Styret: Styret har det overordnede ansvaret. Den internkontrollansvarlige besørger i det daglige at dette ansvaret blir rettmessig ivaretatt, og rapporterer til styret med informasjon som grunnlag for styrets beslutninger i internkontrollhenseender.

Virksomhetsledelsen: Ledelsen har det operative ansvaret for internkontrollarbeidet. Den internkontrollansvarlige samarbeider tett med ledelsen og gir råd og veiledning, men overtar ikke ledelsens operative plikt.

AMU og vernetjeneste: AMU og vernetjenesten fokuserer på HMS-aspekter av internkontrollarbeidet. Den internkontrollansvarlige samarbeider tett for å sikre at HMS-aspekter er tilstrekkelig ivaretatt i styringssystemet.

Tillitsvalgsorganer: Tillitsvalgsorganer representerer de ansatte og kan bidra med innspill om internkontrolltiltak. Den internkontrollansvarlige skal ha dialog med disse for å sikre god medvirkning og informasjonsflyt.

Bedriftshelsetjenesten: BHT bidrar med faglig kompetanse relatert til arbeidsmiljø og helse. Den internkontrollansvarlige samarbeider for å sikre at instruksene er i samsvar med helsefaglige anbefalinger.

Personvernombud: Personvernombudet har ansvar for å overvåke etterlevelse av personvernlovgivningen. Den internkontrollansvarlige samarbeider for å sikre at personvernhensyn er tilfredsstillende ivaretatt i styringssystemet.

De ansatte: Alle ansatte har ansvar for å følge interne instrukser. Den internkontrollansvarlige bidrar til å øke bevisstheten om styringssystemet og sikrer god opplæring og informasjonsflyt. De ansatte vil naturligvis være sentrale bidragsytere i etablering og ajourføring av styringssystemets instrukser.

Svein Roar Holt

Grunnlegger av Internkontroll AS og arkitekt bak IS-modellen™ og AvvikStandard™. Ekspert på operasjonell etterlevelse og styringssystemer.

Om Svein Roar → LinkedIn →

Maria Zahlsen

Grunnlegger av Internkontroll AS og arkitekt bak IS-modellen™ og AvvikStandard™. Ekspert på operasjonell etterlevelse og styringssystemer.

Om Maria → LinkedIn →

Internkontroll AS · © 2026 Svein Roar Holt & Maria Zahlsen · Alle rettigheter forbeholdt