Styringssystem – Virksomhetskompasset for effektiv risiko- og virksomhetsstyring

Gjennom Internkontrollportalen tilbyr vi et rammeverk som gjør det komplekse håndterbart. Vi fokuserer på overgangen fra statiske dokumenter til aktive styringsverktøy, slik at ledelsen har kontroll og ansatte har trygghet i utførelsen av sitt arbeid.

Virksomhetsstyring er den systematiske prosessen for å lede og kontrollere et selskap, og et styringssystem er den nødvendige broen som konverterer strategi og de lovpålagte kravene til operativ virkelighet. Det er en kontinuerlig og integrert prosess som gjennom klare strukturer og definerte regler sikrer at virksomhetens mål nås på en effektiv, lovlig og ansvarlig måte.

Et styringssystem har til hensikt å fastslå gjeldende rett i virksomheten i forhold til hvem som skal gjøre hva og på hvilken måte de ulike arbeidene, aktivitetene og prosessene i virksomheten skal gjennomføres. Dette gjøres utelukkende gjennom bruk av instrukser som styringsdokumenter i tråd med IS-Modellen™.

Styringssystemarbeidet inndelt i 5 segmenter

1. Virksomhetsorganisering

Hvor det sentrale er å få etablert en organisasjon og et system som sikrer at virksomheten til enhver tid er optimalt organisert i forhold til de oppgavene som skal utføres, og hvor myndighet, ansvar og oppgaver er rettmessig fastsatt og definert.

2. Aktivitetsidentifisering

Hvor det sentrale er å få identifisert hvilke aktiviteter og prosesser som utøves, eller i fremtiden skal utøves, i virksomheten og de myndighets- og virksomhetskravene som setter rammer for dette.

3. Prosess- og risikovurdering

Hvor det sentrale er å få identifisert usikkerhets- og risikomomenter samt definere sentrale kriterier for beste praksis gjennom en metodisk tilnærming til risikostyring.

4. Aktivitetsorganisering

Hvor det sentrale er å få etablert arbeidsinstrukser som sikrer at de ulike aktivitetene og prosessene blir gjennomført i samsvar med beste praksis, herunder i samsvar med gjeldende myndighets- og virksomhetskrav.

5. Kontroll- og overvåking

Hvor det sentrale er å få etablert nødvendige instrukser for avvikshåndtering, kontroll, overvåking og revisjon av styringssystemet og etterlevelsen av dette. Les mer om internrevisjon og kontinuerlig forbedring.

Virksomhetsorganiseringen som viktigste suksessfaktor

• Etablering av organisasjonsstruktur: Dette innebærer å definere de ulike organisatoriske enhetene og hvordan de er relatert til hverandre. Se vår definisjon av organisasjonskart.
• Definering av roller og ansvar: For hver enhet og stilling må det defineres klare roller, ansvar og fullmakter. Se vår veiledning om stillingsbeskrivelse.
• Utarbeidelse av organisasjonsplan: En visuell fremstilling av organisasjonsstrukturen er et viktig verktøy for å synliggjøre ansvarslinjer.
• Utarbeidelse av stillingsinstrukser: Detaljerte stillingsinstrukser beskriver konkrete oppgaver, myndighet og kompetansekrav knyttet til arbeidsavtalen via styringsretten.
• Forankring i virksomheten: Det er avgjørende at organisasjonsplanen og stillingsinstruksene er kjent, forstått og etterlevd i hele virksomheten. Se ledelsesforankring.