Tilretteleggings-Plikt™ PRO – Dokumenter arbeidsgivers tilretteleggingsansvar

Hva er tilretteleggingsplikten?

Tilretteleggingsplikten er arbeidsgivers lovfestede ansvar for å tilpasse arbeidet til den enkelte arbeidstakers forutsetninger. Den finnes i to lag. Den generelle plikten etter arbeidsmiljøloven § 4-2 gjelder alle ansatte: arbeidet skal organiseres ut fra den enkeltes arbeidsevne, alder og øvrige forutsetninger. Den særlige plikten etter § 4-6 gjelder arbeidstakere som har fått redusert arbeidsevne på grunn av sykdom, skade eller slitasje. Det er denne siste de fleste forbinder med begrepet, og den er vidtgående.

Ordlyden i § 4-6 er at arbeidsgiver «så langt det er mulig» skal iverksette nødvendige tiltak for at arbeidstakeren kan beholde eller få et passende arbeid. Plikten inntrer fra det øyeblikket arbeidsgiver vet, eller burde vite, at arbeidsevnen er redusert – den er altså ikke avhengig av at den ansatte selv ber om tilrettelegging.

Tiltakene – og rekkefølgen

Tilretteleggingsplikten krever en konkret og individuell vurdering i hver sak. Aktuelle tiltak spenner fra ergonomisk tilpasning og tekniske hjelpemidler, via endret arbeidstid og endrede arbeidsoppgaver, til mulighet for fjernarbeid. Først når tilrettelegging av den eksisterende stillingen ikke er mulig eller tilstrekkelig, kommer omplassering inn: er det ledig en passende stilling i virksomheten, skal den tilbys arbeidstakeren dersom vedkommende er skikket. Plikten går imidlertid ikke så langt som å kreve at arbeidsgiver oppretter en ny stilling.

Medvirkningsplikten går hånd i hånd

Tilretteleggingsplikten har en motpart: arbeidstakers medvirkningsplikt etter § 2-3. En løpende dialog om helsesituasjon og arbeidsevne er en forutsetning for å finne riktige tiltak. Graden av arbeidstakers medvirkning påvirker hvor langt arbeidsgivers plikt strekker seg – men og dette er avgjørende, manglende medvirkning begrenser bare plikten dersom det er dokumentert. Hovedansvaret for å få den sykmeldte tilbake i arbeid ligger uansett hos arbeidsgiver.

Grensen for plikten – uforholdsmessig byrde

Plikten er ikke uten grense. Høyesterett har avklart at tilretteleggingsplikten begrenses der arbeidsgiver kan dokumentere store ulemper – for eksempel ved at en fulltidsstilling permanent må deles. Men to ting følger av dette: for det første ligger bevisbyrden på arbeidsgiver, og for det andre er terskelen høy. En udokumentert påstand om at tilrettelegging «ikke er mulig» har derfor liten verdi. Det er nettopp derfor verktøyet behandler en dokumentert byrde-påstand som en gul markering – saksbehandlingen kan ikke uten videre vurderes som forsvarlig på det grunnlaget alene – og en udokumentert påstand som et rødt avvik.

Oppfølgingsplan og dialogmøter

Ved sykefravær skal arbeidsgiver utarbeide en skriftlig oppfølgingsplan i samråd med arbeidstaker, senest innen fire uker. Planen skal vurdere arbeidsoppgaver og arbeidsevne, beskrive iverksatte tiltak og behov for bistand fra NAV, og angi videre oppfølging. I tillegg følger lovpålagte dialogmøter av folketrygdloven § 8-7a, herunder dialogmøte 2 innen 26 uker. Oppfølgingsplanen er ofte et sentralt bevismoment i etterfølgende tvister – verktøyet beregner derfor de to fristene automatisk når du oppgir sykmeldingens startdato.

Tilrettelegging eller oppsigelse?

Sammenhengen med oppsigelsesvernet er tett. Høyesterett har uttalt at dersom tilretteleggingsplikten ikke er oppfylt, kan det vanskelig tenkes at en oppsigelse på grunn av sykefravær er saklig etter § 15-7. En forutsetning for at arbeidsgiver i det hele tatt kan vurdere oppsigelse, er altså at tilretteleggings- og omplasseringsplikten er oppfylt og dokumentert. Står du i en slik situasjon, er det selve prosessen og bevisene som blir avgjørende – ikke etterpåklokskap.

Slik bruker du Tilretteleggings-Plikt™ PRO

Trinn 1 – oppsett: ansvarlig, virksomhet, arbeidstakerens ID (ikke fullt navn, av personvernhensyn), revisjonsdato og sykmeldingens startdato.

Trinn 2 – status og tiltak: velg arbeidstakers status (gradert, 100 %, varig redusert), og vurder hvert tiltak som valgt, forkastet eller ikke relevant. Et valgt tiltak krever en kort beskrivelse av hva som faktisk ble gjort, og et forkastet tiltak krever en grunn (for eksempel uforholdsmessig byrde, allerede forsøkt eller medisinsk uforenlig) og en begrunnelse. Slik vurderes byrde per tiltak – ikke som ett samlet ja/nei.

Trinn 3 – saksbehandlingskrav: medvirkning (§ 2-3, med eget felt for dokumenterte forsøk når arbeidstaker ikke medvirker), BHT (§ 3-4) og oppfølgingsplan. Underveis ligger korte, utvidbare veiledninger til de vanskelige vurderingene: når arbeidsevnen regnes som varig, når BHT er påkrevet eller nødvendig, hva oppfølgingsplanen skal inneholde, og hvilke momenter som inngår i byrdevurderingen.

Trinn 4 – rapport: grønn/gul/rød konklusjon og et fullstendig vurderingsspor som viser de faktiske valgte tiltakene med beskrivelse, hvilke som er mulige uten uforholdsmessig byrde, og hvilke som er forkastet – med begrunnelse. I tillegg avvik med konkrete tiltak, beregnede frister, signaturfelt og en arkivklar rapport som tåler å bli lagt frem for Arbeidstilsynet, NAV og ved en eventuell tvist.