Det gode styringssystemet

Vi skal ikke påberope oss å sitte på fasiten med hensyn til hva som representerer det gode styringssystemet for din virksomhet. Ei heller skal vi hevde at vår begrepsbruk eller systemtilnærming er den eneste veien til målet. Vi tør derimot hevde at du nok vil måtte komme til å gjenkjenne mye av det nedenstående dersom dere har oppnådd dette målet, og at noe godt systemarbeid nok fortsatt gjenstår dersom det motsatte er tilfellet.

Aksjebok

Aksjeboken er en fortegnelse over selskapets aksjonærer, deres aksjebeholdning og eventuelle rettigheter knyttet til aksjene. Et aksjeselskap er lovpålagt å føre en aksjebok for å ha oversikt over hvem som eier selskapet og for å sikre korrekt utøvelse av aksjonærrettigheter, som stemmerett og rett til utbytte. Aksjeboken danner også grunnlaget for kommunikasjon med aksjonærene.

Forretningsplan

En forretningsplan er et strategisk dokument som beskriver en virksomhets nåværende situasjon, fremtidige mål og hvordan disse målene skal nås. Den redegjør for forretningsideen, markedet, konkurransesituasjonen, organisasjonen, finansieringsbehov og forventet lønnsomhet. Forretningsplanen er en essensiell del av styringssystemet ved oppstart, finansiering, strategisk styring og for å kommunisere virksomhetens potensial til interessenter.

Styreinstruks

En styreinstruks er et skriftlig dokument som gir nærmere retningslinjer for hvordan styret i et selskap skal utføre sitt arbeid. Den presiserer styrets oppgaver, ansvar, beslutningsprosesser og samhandling med ledelsen og andre organer i selskapet. Styreinstruksen er et viktig styringsdokument som bidrar til klarhet, effektivitet og god selskapsstyring ved å definere styrets rolle og forventninger.

Valgkomitéinstruks

En valgkomitéinstruks er et dokument som fastsetter mandatet, oppgavene og arbeidsmetodene for en valgkomité i en organisasjon, typisk i forbindelse med valg av styremedlemmer eller andre tillitsvalgte. Den definerer blant annet hvem som skal sitte i valgkomiteen, hvordan kandidater skal identifiseres og vurderes, hvordan innstillingen skal utformes, og hvordan valgprosessen skal gjennomføres.

Daglig leder-instruks

En daglig leder-instruks er et skriftlig dokument som definerer den daglige leders rolle, ansvar, myndighet og rapporteringslinjer i en virksomhet. Den presiserer hvilke oppgaver daglig leder har fullmakt til å håndtere selvstendig, hvilke beslutninger som krever godkjennelse fra styret, og hvordan samarbeidet og informasjonsflyten mellom daglig leder og styret skal foregå.

Fullmaktsinstruks

En fullmaktsinstruks er et skriftlig dokument som definerer hvem i en organisasjon som har fullmakt til å handle på vegne av virksomheten, samt omfanget og begrensningene for denne fullmakten. Den spesifiserer hvilke typer avtaler, transaksjoner eller andre disposisjoner de enkelte fullmektigene kan foreta, og eventuelle beløpsgrenser eller andre vilkår som gjelder.

Regnskapsinstruks

En regnskapsinstruks er et detaljert, skriftlig dokument som beskriver hvordan regnskapsfunksjonen i en virksomhet skal organiseres og utføres. Den fastsetter retningslinjer for alle trinn i regnskapsprosessen, inkludert bokføring, dokumentasjon, periodisering, verdivurdering, avstemminger og rapportering.

Budsjettinstruks

En budsjettinstruks er et skriftlig dokument som fastsetter retningslinjer for hvordan budsjettprosessen i en virksomhet skal gjennomføres. Den beskriver ansvarsfordelingen for utarbeidelse, godkjenning, oppfølging og eventuell revidering av budsjettet, samt de tidsfrister og formkrav som gjelder.

Attestasjonsinstruks

En attestasjonsinstruks er et skriftlig dokument som definerer hvem i en organisasjon som har myndighet til å attestere (godkjenne) ulike typer dokumenter, transaksjoner eller andre forhold, samt hvilke beløpsgrenser og eventuelle andre vilkår som gjelder for deres attestasjon.

Innkjøpsinstruks

En innkjøpsinstruks er et skriftlig dokument som fastsetter retningslinjer for hvordan innkjøp av varer og tjenester skal gjennomføres i en virksomhet. Den definerer ansvarsfordelingen i innkjøpsprosessen, fra behovsmelding til betaling, og spesifiserer regler for innhenting av tilbud, valg av leverandører, godkjenning av bestillinger og håndtering av avtaler.

Kommunikasjonsinstruks

En kommunikasjonsinstruks er et skriftlig dokument som fastsetter retningslinjer for hvordan intern og ekstern kommunikasjon skal håndteres i en virksomhet. Den definerer ansvar for ulike typer kommunikasjon, godkjenningsprosesser for utgående meldinger, retningslinjer for bruk av ulike kommunikasjonskanaler, og prinsipper for tone og stil.

Arbeidsreglement

Et arbeidsreglement er et skriftlig dokument som fastsetter de interne reglene og retningslinjene for arbeidsforholdene i en virksomhet. Det presiserer rettigheter og plikter for både arbeidsgiver og arbeidstakere, og omhandler typisk temaer som arbeidstid, fravær, lønn, permisjoner, ordensregler og sikkerhetsbestemmelser.

Avviksbehandlingsinstruks

En avviksbehandlingsinstruks er et skriftlig dokument som fastsetter reglene for hvordan avvik fra fastsatte krav, instrukser, standarder eller forventninger skal håndteres i en virksomhet. Den beskriver trinnene som skal følges ved registrering, undersøkelse, analyse, korrigering og forebygging av avvik.

Varslingsinstruks

En varslingsinstruks er et skriftlig dokument som fastsetter retningslinjer for hvordan ansatte og eventuelt andre interessenter kan varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. Den beskriver hva som defineres som et kritikkverdig forhold, hvem man kan varsle til, hvordan varslingen skal fremsettes og hvordan varslerens rettigheter og vern mot gjengjeldelse ivaretas.

Internkontrollinstruks

En internkontrollinstruks er et skriftlig dokument som fastsetter retningslinjer for virksomhetens internkontrollarbeid. Instruksen definerer roller og ansvar for internkontroll på ulike nivåer i organisasjonen og er et fundamentalt styringsverktøy som sikrer en strukturert og bevisst tilnærming til virksomhetsstyring og risikostyring.

Personverninstruks

En personverninstruks er et skriftlig dokument som fastsetter retningslinjer for hvordan virksomheten skal behandle personopplysninger i samsvar med gjeldende personvernlovgivning, primært GDPR og den norske personopplysningsloven. Den er en essensiell del av et godt virksomhetssystem for å sikre etterlevelse av personvernregelverket og bygge tillit hos kunder og ansatte.

IT-sikkerhetsinstruks

En IT-sikkerhetsinstruks er et skriftlig dokument som fastsetter retningslinjer for hvordan informasjonsteknologi skal håndteres og sikres i en virksomhet. Den har som mål å beskytte konfidensialiteten, integriteten og tilgjengeligheten til virksomhetens digitale eiendeler, inkludert data, systemer og nettverk.

Revisjonsinstruks

En revisjonsinstruks er et skriftlig dokument som fastsetter mandatet, omfanget, ansvaret og retningslinjene for revisjonsarbeidet i en virksomhet. Den sikrer en strukturert, systematisk og uavhengig vurdering av virksomhetens prosesser og kontroller, og bidrar til å identifisere forbedringsområder.

Beredskapsinstruks

En beredskapsinstruks er et skriftlig dokument som fastsetter retningslinjer for hvordan virksomheten skal håndtere ulike typer kriser og uønskede hendelser for å beskytte liv, helse, miljø og materielle verdier, samt sikre kontinuitet i driften. Den definerer ansvarsfordelingen i en krisesituasjon, varslingsrutiner og evakueringsplaner.