Kvalitetssikringsinstruksenes sentrale rolle i et velfungerende styringssystem

Hva er kvalitetssikringsinstrukser?

Kvalitetssikringsinstrukser er de detaljerte, dokumenterte instruksene som beskriver hvordan en virksomhet skal verifisere, kontrollere og validere at produkter, tjenester eller prosesser oppfyller fastsatte kvalitetskrav og standarder.

De skiller seg fra rene gjennomføringsinstrukser ved å fokusere på kontroll og bevisføring – hvordan man sjekker, og hvordan man dokumenterer at det er gjennomført riktig.

Like viktig som gjennomføringsinstruksene: En nødvendig balanse

I mange virksomheter ser man en tendens til at gjennomføringsinstrukser prioriteres fremfor kvalitetssikringsinstruksene. Et velfungerende styringssystem er avhengig av at det er en god balanse mellom disse instrukskategoriene.

1. Sikkerhet mot systemsvikt

Instrukser for den operative gjennomføringen sikrer at arbeidet blir prøvd gjort riktig. Kvalitetssikringsinstruksene er der for å bekrefte at det faktisk ble gjort riktig. Uten denne verifiseringen kan man ha en perfekt gjennomføringsinstruks, men likevel levere med avvik fordi feil underveis ikke ble fanget opp.

2. Forebygging vs. korrigering

Gode gjennomføringsinstrukser inneholder ofte kvalitetssikringselementer for å forebygge at avvik oppstår eller eskalerer. Dette er langt mer kostnadseffektivt enn å korrigere feil sent i prosessen eller etter levering. Det er således ikke slik at alle kvalitetssikringselementer bør eller skal gjennomføres av annen ressurs etter at gjennomføringen har funnet sted.

3. Bevisføring og etterlevelse

Det holder ikke å si at man følger kravene – man må dokumentere det. Kvalitetssikringsinstruksene definerer:

Sentrale funksjoner i styringssystemet

1. Håndtering av avvik og korrigerende tiltak

Når et avvik oppstår, er det gjennomførings- og kvalitetssikringsinstruksene som først og fremst benyttes i analysen.

• Inspeksjon: Første steg er å sjekke om gjeldende instrukser ble fulgt. Ble avviket oppdaget, men ignorert?
• Rotårsaksanalyse: Dersom instrukser ble fulgt, men feilen likevel oppstod, indikerer dette at instruksen er mangelfull og må forbedres. Dette trigger den kontinuerlige forbedringssyklusen.

2. Måling og overvåking

Et styringssystem krever at ytelsen måles. Kvalitetssikringsinstruksene sikrer rådataene for denne målingen. Instrukser for sluttkontroll eller prosjektrevisjon gir tall på feilrate, gjennomsnittlig utbedringstid og antall avvik. Disse dataene brukes av ledelsen i den årlige gjennomgangen for å vurdere systemets effektivitet.

3. Kompetanse og opplæring

Instrukser for kvalitetssikring fungerer som et opplæringsverktøy. De definerer nøyaktig hva den ansatte må kunne for å utføre en kontroll. Ved å ha tydelige krav i instruksene, sikres det at kun personell med dokumentert kompetanse utfører kritisk kvalitetskontroll.

Kvalitetssikringsinstrukser er bindeleddet mellom toppledelsens kvalitetspolitikk og den faktiske ytelsen i felt. Å anse kvalitetssikringsinstrukser som sekundære i forhold til rene gjennomføringsinstrukser er en feilslutning som kan undergrave hele styringssystemet. Uten instrukser for kontroll og dokumentasjon har man ingen pålitelig måte å bevise samsvar, lære av feil eller drive kontinuerlig forbedring.

Svein Roar Holt

Grunnlegger av Internkontroll AS og arkitekt bak IS-modellen™. Spesialrådgiver innen virksomhetsstyring, regulatorisk etterlevelse og styrets personlige ansvar.

Om Svein Roar → LinkedIn →

Internkontroll AS · © 2026 Svein Roar Holt · Sist revidert: 06.10.2025