Hva er prosesskartlegging?

Prosesskartlegging er den systematiske metoden for å identifisere, beskrive og dokumentere alle prosesser i en virksomhet. I IS-modellens syklus er prosesskartlegging fase 1, og fundamentet for risikovurdering, instruksforfatting og kontroll. Resultatet er et dokumentert prosesskart som viser kjerne-, støtte- og ledelsesprosesser med ansvarsplassering.

Krever ISO 9001 prosesskartlegging?

Ja. ISO 9001:2015 krever at virksomheten skal identifisere prosessene den utfører, definere rekkefølge og samspill, og styre dem med tildelte ressurser, ansvar og myndighet. Prosesskartlegging er den praktiske metoden for å oppfylle dette kravet.

Hva er forskjellen på prosesskart og organisasjonskart?

Et organisasjonskart viser den vertikale, funksjonelle strukturen – hvem rapporterer til hvem. Et prosesskart viser virksomheten som et dynamisk system der prosessene går på tvers av avdelinger. Organisasjonskartet sier hvem som er sjef, prosesskartet sier hva som faktisk gjøres.

Hvilke tre prosesskategorier skiller IS-modellen?

IS-modellen følger ISO 9001-tradisjonens skille mellom kjerneprosesser, støtteprosesser og ledelsesprosesser. Alle tre kategorier skal kartlegges, fordi risiko og regulatoriske krav kan oppstå i alle tre.

Hvor lang tid tar en førstegangs prosesskartlegging?

For en mindre virksomhet med 10-30 ansatte er 4-6 uker realistisk. For en mellomstor virksomhet med 100-500 ansatte er 6-12 uker normalt. Det kritiske er ikke hvor lang tid kartleggingen tar, men at den faktisk gjennomføres og holdes oppdatert.

Hvem er ansvarlig for prosesskartleggingen?

Virksomhetsledelsen har det formelle ansvaret, jf. internkontrollforskriften § 4. Praktisk gjennomføring delegeres ofte til en internkontrollansvarlig. Ansatte skal medvirke. Styret har et tilsynsansvar etter aksjeloven §§ 6-12 og 6-13.

Hvor detaljert skal prosesskartet være?

Detaljnivået skal tilpasses risiko og regulatorisk eksponering. Kjerneprosesser og høyrisikoprosesser bør detaljeres til aktivitetsnivå. Lavrisikoprosesser kan beskrives på et høyere abstraksjonsnivå.

Hvilke verktøy bør brukes til prosesskartlegging?

Verktøyet er mindre viktig enn metoden. Mindre virksomheter kan bruke flytdiagrammer. Større virksomheter bruker BPMN-baserte verktøy eller integrerte kvalitetsstyringssystemer. Det viktigste er at kartet er tilgjengelig og oppdateres.

Må ansatte involveres i prosesskartleggingen?

Ja. Internkontrollforskriften § 4 fastsetter at arbeidstakerne skal medvirke ved innføring og utøvelse av internkontroll. Dette gjelder også prosesskartlegging.

Hvor ofte skal prosesskartet revideres?

Minimum årlig som del av ledelsens gjennomgang. I tillegg ved alle vesentlige endringer: organisasjonsendringer, nye tjenester, endringer i regulatorisk rammeverk, og betydelige avvikstrender.

Prosesskartlegging: Slik kartlegger du i 6 trinn

FASE 1 AV 4 I IS-SYKLUSEN

Prosesskartlegging er det første og viktigste steget i IS-modellens™ sykliske firfase-modell, og fundamentet for hele virksomhetens styringssystem. Uten en grundig kartlegging av virksomhetens kjerne-, støtte- og ledelsesprosesser har styringen ingenting å feste seg ved – krav, risikovurderinger og instrukser blir hengende i løse luften.

Aktivitetsidentifiseringsfasen handler om å skaffe full oversikt over hva virksomheten faktisk gjør gjennom strukturert prosesskartlegging: hvilke prosesser som skaper verdi, hvilke som støtter dem, og hvilke som styrer dem. Resultatet danner grunnlaget for hele IS-modellens™ videre arbeid med risikovurdering, instruksforfatting og kontroll.

Denne pillar-siden gir deg den komplette guiden til strukturert prosesskartlegging – fra førsteinngangen til ferdig dokumentert grunnlag som tåler både ledelsens gjennomgang, internrevisjon og tilsyn fra Arbeidstilsynet.

👇 Hopp til hovedinnholdet og kom i gang med kartleggingen

Om forfatterne

Svein Roar Holt – grunnlegger av Internkontroll AS og skaper av IS-modellen™

Svein Roar Holt Grunnlegger – Internkontroll AS & Internkontrollportalen.no

Skaper av IS-modellen™ og AvvikStandard™. Ekspert på strategisk virksomhetsstyring, governance og instruksbasert internkontroll. Har bygget Norges ledende digitale GRC-plattform for SMB og offentlig sektor.

Om Svein Roar → LinkedIn →

Maria Zahlsen – grunnlegger av Internkontroll AS, jurist med arbeidsrett og forretningsjuss

Maria Zahlsen Grunnlegger – Internkontroll AS & Internkontrollportalen.no

Jurist med spesialisering innen arbeidsrett, kontraktsrett og forretningsjuss. Ekspert på operativ etterlevelse, HR-juss og organisatorisk risikostyring – med særlig fokus på menneskelig faktor og praktisk implementering av styringsverktøy.

Om Maria → LinkedIn →