Etter at virksomheten har fått etablert nødvendige instrukser som sikrer at aktivitetene blir utført i tråd med målene for effektivitet, enhetlighet, kvalitet, sikkerhet samt helse- og miljørelaterte forhold, trer man inn i den virksomhetsstyrte kontroll- og overvåkingsfasen. Denne fasen handler om å sikre at virksomhetsstyrings- og internkontrollprosessene fungerer etter hensikten.
Fasen fokuserer på å kontinuerlig vurdere og verifisere at virksomhetssystemet benyttes og fungerer etter hensikt, at kvaliteten på utført arbeid er tilfredsstillende, og at eventuelle avvik håndteres på en hensiktsmessig måte. Sentralt i denne fasen står kvalitetssikring, avviksbehandling, overvåking og revisjon.
Kvalitetssikring
Kvalitetssikring er en integrert del av kontroll- og overvåkingsfasen og omfatter de kontrollaktiviteter som gjennomføres for å sikre at produkter, tjenester og prosesser oppfyller fastsatte standarder og krav. Dette kan innebære regelmessige inspeksjoner, tester og evalueringer av utført arbeid.
Overvåking
Overvåking er en kontinuerlig prosess som har til hensikt å følge med på nøkkelindikatorer og resultater for å identifisere potensielle problemer eller forbedringsområder i sanntid. Dette kan inkludere overvåking av avviksbehandlingssystem, produksjonsdata, salgstall, kundetilfredshet, sikkerhetshendelser og miljøpåvirkning.
Avviksbehandling
Avviksbehandling er en annen sentral del av denne fasen. Når det oppdages avvik fra fastsatte instrukser, standarder, avtaler eller myndighetskrav, er det viktig å ha et system for å registrere, analysere, korrigere og forebygge gjentakelse av slike hendelser. Effektiv avviksbehandling innebærer å identifisere årsakene til avviket, iverksette tiltak for å rette opp den aktuelle situasjonen, og implementere forebyggende tiltak for å hindre at lignende avvik skjer igjen.
Revisjon
Revisjon representerer en mer periodisk og uavhengig vurdering av virksomhetens styringssystem og interne kontroller. Dette kan omfatte både interne revisjoner, utført av virksomhetens egne ansatte, og eksterne revisjoner, utført av uavhengige tredjeparter. Revisjonens formål er å gi en objektiv vurdering av om systemene fungerer effektivt og i samsvar med fastsatte krav og mål. Funn fra revisjoner gir verdifull innsikt som kan brukes til forbedring av virksomhetssystemet.
Kontinuerlig forbedring
Samlet sett sikrer kontroll- og overvåkingsfasen at virksomhetens aktiviteter utføres i tråd med målene for effektivitet, enhetlighet, kvalitet, sikkerhet samt helse- og miljørelaterte forhold. Gjennom systematisk kvalitetssikring, kontinuerlig overvåking, grundig avviksbehandling og periodiske revisjoner etableres en mekanisme for læring og kontinuerlig forbedring – som er avgjørende for en bærekraftig og velstyrt virksomhet.
Se også Aktivitetsidentifiseringsfasen, Prosess- og risikovurderingsfasen og Aktivitetsorganiseringsfasen.
Svein Roar Holt
Grunnlegger av Internkontroll AS og arkitekt bak IS-modellen™ og AvvikStandard™. Ekspert på operasjonell etterlevelse og styringssystemer.