Virksomhetsstyring og GRC – Styringssystem for profesjonell etterlevelse

Styrets ansvar for virksomhetsstyring etter aksjeloven

Aksjeloven etablerer et robust rammeverk for virksomhetsstyring i aksjeselskaper, med et krystallklart fokus på å sikre forsvarlig, transparent og lovlydig drift. Kjernen i dette rammeverket er styrets ufravikelige ansvar for å sørge for en betryggende organisering av virksomheten. Dette lovpålagte kravet innebærer langt mer enn passiv godkjennelse av systemer – det fordrer et aktivt og kontinuerlig tilsyn med at hensiktsmessige systemer for etterlevelse av lover og regler faktisk er etablert, implementert og etterlevd i alle ledd av virksomheten.

Styret har ikke anledning til å delegere bort sitt overordnede ansvar for å sikre en forsvarlig organisering. Loven krever at styret aktivt overvåker at det er etablert klare ansvarslinjer, at de ansatte besitter den nødvendige kompetansen og har tilgang til de ressursene som kreves for å utføre sine oppgaver i samsvar med gjeldende krav. I praksis betyr dette at styret må sikre at det utarbeides og implementeres tydelige interne instrukser – og at styret kontinuerlig fører tilsyn med at disse etterleves i den daglige driften.

Videre understreker aksjeloven styrets ansvar for å sikre at virksomheten har tilstrekkelig og pålitelig informasjon tilgjengelig for å fatte velinformerte beslutninger på alle nivåer. Styret må aktivt påse at informasjonsflyten er tilstrekkelig for å identifisere potensielle problemer knyttet til regelverksetterlevelse eller mangler i internkontrollen på et tidlig stadium.

Fordeler ved en proaktiv tilnærming til virksomhetsstyring

1. Tydelig styringsstruktur og aktivt styretilsyn

Et aktivt styre som overvåker internkontrollen bidrar direkte til å minimere risikoen for kostbare feil, skadelig svindel og andre negative hendelser som kan true virksomhetens eksistens. Dette skaper trygghet og tillit hos ansatte, kunder, samarbeidspartnere og investorer.

2. Klar strategi med målbare indikatorer

Når styret sikrer at ledelsen har oversikt over risikoer, kontrolltiltak og status for regelverksetterlevelse, legges et solid fundament for mer informerte og strategisk kloke beslutninger som fremmer bærekraftig vekst.

3. Effektivt styringssystem med styrets involvering

Et styre som fokuserer på effektiv internkontroll bidrar til å identifisere og eliminere ineffektive prosesser og unødvendige aktiviteter, noe som frigjør ressurser og øker virksomhetens operative effektivitet og lønnsomhet. Et velfungerende styringssystem er selve fundamentet for dette arbeidet.

4. God etterlevelse og løpende ajourføring

Et selskap som er kjent for sin solide styring og sitt systematiske arbeid med samsvarsvurderinger og etterlevelse, bygger et sterkt omdømme som en pålitelig og ansvarlig aktør. Dette er en uvurderlig konkurransefordel i dagens marked.

5. Åpen kommunikasjon og styrets informasjonstilgang

Aksjeloven krever at styret aktivt sikrer at virksomheten til enhver tid opererer i samsvar med alle relevante lover og forskrifter. Et effektivt styringssystem, under styrets kontinuerlige tilsyn, er avgjørende for å unngå juridiske sanksjoner og bøter. Les mer om varslingsrutiner og åpen kommunikasjonskultur.

Praktiske grep for å styrke styringsevnen

1. Etabler en tydelig styringsstruktur:

• Definer klare roller og ansvarsområder for styret, ledelsen og de øvrige ansatte.
• Sørg for at det er en klar ansvarslinje og at beslutningsprosessene er transparente.
• Implementer faste rutiner for styrets gjennomgang og evaluering av ledelsens rapportering om internkontroll og etterlevelse.

2. Etabler klar strategi og definerte mål:

• Definer virksomhetens visjon, misjon og langsiktige mål.
• Sørg for at strategien er kommunisert til alle ansatte og at det er en klar sammenheng mellom individuelle mål og virksomhetens overordnede mål.
• Definer nøkkelindikatorer (KPIer) som gjør det mulig for styret å overvåke fremdriften mot målene.

3. Implementer et effektivt styringssystem:

• Identifiser myndighets- og virksomhetskrav som setter rammer for virksomhetens arbeid.
• Identifiser og vurder risiko- og usikkerhetsmomenter som kan påvirke virksomheten negativt.
• Etabler instrukser for enhetlig, effektiv og hensiktsmessig gjennomføring av virksomhetens aktiviteter og prosesser.
• Etabler instrukser for å forebygge, avdekke og behandle avvik, feil og andre uregelmessigheter.
• Sørg for at styret er involvert i godkjenningen av de mest sentrale styringsdokumentene.

4. Sørg for god etterlevelse og ajourføring:

• Forankre de ansattes forpliktelse til etterlevelse av styringssystemet i ansettelsesavtalene.
• Gjennomfør regelmessige samsvarsvurderinger i forhold til myndighets- og virksomhetskrav.
• Gjennomfør løpende overvåking og kontroll med at styringssystemet etterleves.
• Etabler rapporteringsrutiner som gir styret innsikt i graden av etterlevelse og status på avviksbehandling.

5. Fremme åpen kommunikasjon:

• Sørg for åpen og transparent kommunikasjon mellom styret, ledelsen og ansatte.
• Etabler kanaler for å melde fra om bekymringer eller avvik.
• Sørg for at styret har direkte tilgang til informasjon om vesentlige bekymringer og avvik, og at styret følger opp hvordan disse håndteres.